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Aprende a priorizar y ahorra tiempo

Mar 15, 2020

Aprende a priorizar y ahorra tiempo

¿Sentís muchas veces que llegás a tu escritorio, abrís la computadora y sin saber cómo son dos horas más tarde y “todavía ni empezaste a trabajar”? Y te preguntás: ¿A dónde se fue el tiempo? ¿Qué hice en toda la mañana? Y quizás allí comienza a nacer un sentimiento de frustración y de sensación de que así nunca vas a poder con todo.

No te desesperes.  ¡Hay opciones!

En este artículo, te quiero compartir los cuatro secretos que tengo para siempre priorizar y sobreponerme al desafío del manejo y la distribución del tiempo en mi negocio. 

Hace muchos años, vi un video  que quizás alguna vez hayas visto.  Yo lo llamo “las rocas primero”.  Este video me regala la imagen exacta de qué es saber priorizar.  Por si no lo viste, te lo cuento: supongamos que tenemos un frasco, tenemos rocas grandes, rocas chicas, arena y agua.  ¿Cuál es la mejor forma de poner las cosas dentro del frasco?

Probemos una forma de hacerlo: ponemos primero la arena, luego las rocas chicas, el agua y finalmente las rocas grandes.

Probemos otra forma de hacerlo: pongamos primero las rocas grandes, luego las rocas pequeñas, permitiendo que se vayan intercalando con las grandes, luego rociamos con la arena buscando que vaya cayendo entre las rocas y finalmente mojamos con cuidado todo con el agua.   En este caso, pusimos las rocas grandes primero.

¿En cuál de los dos casos creés que entró mejor el contenido? 

En el segundo caso, priorizando las rocas grandes, el contenido entra mucho mejor. Las rocas grandes son una representación de nuestras prioridades y de cómo encarar el desafío del manejo y la distribución del tiempo en tu negocio.

¿Qué son las prioridades?

Prioridades definición:  Una prioridad es simplemente aquello que se considera más importante que otra cosa.

Y aquí entran a jugar el autoconocimiento y el conocimiento de los negocios. 

Secreto #1

El primer secreto esencial el #autoconocimiento:  conocer qué es lo prioritario para tí en forma general y qué es lo prioritario para tu negocio en general y en este momento.  Estas respuestas, no son estáticas sino que pueden ir variando a lo largo del tiempo.  Por eso es importantísimo que te tomes un momento para determinar y definir qué es lo prioritario para ti.

Puede que lo prioritario para ti en el negocio sea la rentabilidad.  Pero puede que sea la atención y satisfacción de tus clientes.  O puede que lo prioritario sea el ser el primero en el mercado en tener novedades.  Sólo desde el autoconocimiento de tus prioridades personales y las de negocio vas a poder priorizar.

Secreto #2

El segundo secreto, es usar ese autoconocimiento como #brújula o como tamiz para filtrar desde esa óptica las tareas a hacer en el día. 

¿Cómo se hace para usar esa brújula para priorizar?

Si sos como yo, llegas a tu computadora con mil pensamientos y temas pendientes en la cabeza.

Antes de encender la computadora o el computador, tomá un papel y un lápiz, y anotá todos los temas que están en tu cabeza.  Si hay temas pendientes de tu empresa y otros pendientes personales, podés hacer dos columnas o dos hojas separadas. 

Un ejemplo de una de mis listas puede verse así:

  • Contestar e-mails
  • Revisar la cuenta bancaria
  • Transferir al proveedor de internet
  • Leer las nuevas publicaciones sobre innovación
  • Comprar el libro para la clase del MBA
  • Devolver el llamado a un cliente
  • Revisar si los posteos tienen los keywords
  • Trabajar en el calendario de posteos para el mes próximo
  • Contactar a la universidad para pedir pasantes de comunicación.   Entrevistar.
  • Etc, etc, etc

Una vez que está todo en papel, lo primero que hago es ver para cuándo se requiere cada cosa pensando en los deadlines.  Deadline es una palabra en inglés que puede traducirse como la línea de la muerte o sino, si no lo hago para este día estoy muerta o en Argentina diríamos estoy frita.  Si el deadline es para la semana que viene, eso deja de estar en mis prioridades de hoy, y puede que para sacarlo de mi mente, en mi calendario agende 2 horas para tratar ese tema en otro día de la semana.  Si lo agendo, ya empiezo a sentir calma.

Habiendo sacado ya algunas cosas, miro el resto, y debo decidir qué hacer primero.  Y ahí es dónde repaso mis prioridades (a veces las tengo escritas en un pizarrón o plastificadas, como para estar bien segura sobre qué priorizo) .  Si mi prioridad es atención al cliente, debo empezar por las tareas que tiene que ver con mis clientes.  Si mi prioridad es rentabilidad, puedo empezar con las tareas que tengan que ver con contactar a proveedores de menor costo.  Si mi prioridad es innovación, puedo hacer lo que se relacione con ello.  Si estoy con un lanzamiento, es posible que lo importante para mí sea el lanzamiento.

¿Qué hago cuando ya sé las prioridades?

Secreto #3

El tercer secreto es empezar a trabajar, haciendo primero lo que definí como prioritario.

Esta es la forma en que cada día me aseguro de hacer primero lo importante, luego lo urgente.  Porque lo importante es aquello que yo pre-defino como importante.   

Secreto #4

Y aquí quiero compartirte mi cuarto secreto: siempre trato de cerrar el día armando la lista de pendientes que me quedan, aplicando el filtro y definiendo cuáles van a ser las prioridades del día siguiente.  Así, al comenzar la mañana, yo estoy al comando de mi día y empiezo directamente por lo prioritario.

Repasando:

Secreto #1: Autoconocimiento: Tener en claro que es lo prioritario en este momento y en general para mí.

Secreto #2: Brújula: Filtrar los pendientes desde la óptica de las prioridades.

Secreto #3: Comenzar el día con lo prioritario.  Primero, las rocas grandes.

Secreto #4: Armar esta lista la noche anterior al cerrar el día.

Si necesitas encontrar la manera óptima de priorizar, el programa de Mentoring y la clase online de Emprendedor a Empresario en sus versiones presencial y VIP, te guían para lograr en 6 pasos la mentalidad empresaria que te permitirá no sólo hacer crecer tu negocio en forma rentable y sintiendo confianza. #NegociosOrdenadosVidaFeliz.

 

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Picture: Photo by Milan Popovic on Unsplash

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