Te cuento mis secretos para dominar la administración del tiempo

Te cuento mis secretos para dominar la administración del tiempo

¿Alguna vez escuchaste la frase “no tengo tiempo para…”? ¿Qué se te viene a la mente al leerla?

Escucho esta frase todos los días de mis clientes. Pude notar que todos los líderes tienen como desafío principal la administración del tiempo, incluso aquellos que lograron construir una empresa de éxito.

A veces, cuando nos sentimos abrumados por la falta de tiempo, buscamos soluciones rápidas. Queremos la fórmula mágica que nos dé mayor concentración y productividad. Sin embargo, lamento decirte que no hay ninguna herramienta tan rápida. Pero si existe una que, aunque te tomará algo de tiempo, te ayudará a alcanzar ese resultado: la autogestión. 

Sé que mantener una empresa implica tener tiempo para trabajar en ella, además de centrarte en dirigir a tu equipo. Pero también tiene que ver con disfrutar de tu familia o amigos e incluso tomarte unas vacaciones.

La gestión eficaz del tiempo no se trata solo de cómo lo hacés en tu empresa, sino también con cómo te gestionás en tu vida privada. La autogestión eficaz es una cualidad fundamental de un líder fuerte: si no podés gestionarte vos mismo, ¿cómo vas a gestionar a tu equipo? ¿O a tu empresa?

Pero, en realidad, conocer sobre administración del tiempo es solo la punta del iceberg. Una vez que veas cómo usás las 24 horas de tu día, vas a aprender a identificar las conductas típicas y tomar decisiones con base a esa información. 

Por lo tanto, si deseás realizar un cambio significativo, te muestro en 3 pasos nuestra estrategia para la administración del tiempo que te permitirá desarrollar habilidades de autogestión.

1. Reconocé que la administración del tiempo conduce a la autogestión

Cuando hablo con clientes, escucho bastante que, gran parte de sus problemas de administración del tiempo, es por culpa de otras personas. Por ejemplo, la baja productividad de sus colaboradores o su ineficacia son la raíz de sus problemas. Pero no se dan cuenta de que esas personas pasaron por filtros y capacitaciones que ellos (junto a su equipo) diseñaron.

La realidad es que vos creaste —o no pudiste eliminar— los problemas de administración del tiempo de tus colaboradores, a partir de tus propias rutinas. Por lo tanto, el primer paso es que te des cuenta de cómo trasladás al trabajo tus hábitos diarios, y que aprendas a entenderlos antes de que terminen controlándote a vos.

Es importante aclarar que un cambio así no ocurre de la noche a la mañana. Es un hábito nuevo a desarrollar, un objetivo a perseguir que puede llevarte meses. Pero si te animás a explorar cuáles son tus patrones al trabajar, e incluso, cómo mejorarlos, vas a lograr la gestión eficaz del tiempo en tu negocio.

2. Hacé un seguimiento de tus tareas 

Te hago una pregunta, ¿corres detrás de tu lista de tareas para cumplirla? Si sos de las personas que se desespera por tener todo hecho, tal vez estés perdiendo de vista la calidad de tu trabajo. Hacer por hacer una tarea, te convierte en una persona autoexigente y te quita el foco de la excelencia.

Cuando completamos una tarea desde la exigencia, estamos poniendo el foco en el resultado. En cambio, hacerlo desde la excelencia es enfocarnos en el camino que nos lleva hacia ese resultado (y cómo usamos cada valioso minuto a lo largo de ese camino). De esto también se trata la gestión eficaz del tiempo.

Para tener un panorama real de tus patrones, debés registrar cada actividad de cada día durante dos semanas. Sí, puede resultar incómodo o monótono anotar cada cosa que hacés durante tanto tiempo. Pero cuando termines, vas a poder ver cómo distribuís tus horas, en qué las usás. 

En Alumbralab tenemos una guía descargable dónde encontrarás una planilla para hacer este registro diario. Esta práctica no consiste en conseguir que los registros de tiempo sean perfectos. Se trata de que analices como te estás organizando en un día, incluso en esos momentos improductivos.

Al final de este ejercicio, vas a descubrir todos los momentos reveladores de tu historia que de otra manera no reconocerías, porque estabas ocupado viviéndola. 

3. Identificá tus patrones y creá estrategias para la administración del tiempo

Gracias a tu registro, vas a empezar a ver tendencias. Puede, por ejemplo, que veas que todos los días, alrededor de las 2 de la tarde, empezás a omitir detalles. Puede ser que empieces a sacar conclusiones al respecto. Sin embargo, te pido que no intentes arreglar estos huecos que detectaste en tu registro de tareas.

Si lo hacés, puede suceder que corrijas los errores en exceso o tengas ideas de cambios con poca visión de futuro, sin un plan. Trazar una nueva estrategia para la administración del tiempo partiendo de estas primeras conclusiones, sin ver el panorama general y a la ligera, podría llevarte a caer de nuevo en tus viejos hábitos. Te recomiendo esperar a completar las dos semanas de registro. Así podrás mirar de forma objetiva y global cómo usaste tu tiempo. 

Ahora, digamos que ya pasó este tiempo. A grandes rasgos, vas a fijarte que costumbres tenés. Y no seas tan duro con vos mismo, no se trata de que te sientas culpable o te estreses. Cuanto más objetivo seas, mejor vas a poder evaluar aquello que hiciste bien y lo que podrías ajustar.

Por ejemplo, quizás pasás 5 horas a la semana generando contenido, 10 horas dando capacitaciones a clientes, y una hora enviando propuestas. Algunas de estas actividades son ladrones del tiempo —cosas que distraen, frustran o son ineficaces—, pero no todas.

Ser consciente de cómo impacta —a nivel emocional y energético— cada tarea, va a mostrarte como empezar a priorizar tus actividades. Preguntate: 

• “¿Cuál es el objetivo de estar haciendo lo que hago?”
• “¿Por qué elijo siempre hacer primero cierta tarea y evito otra? ¿Tengo que hacerlo o quiero hacerlo? ¿Me está sirviendo esta tarea, actividad o patrón?”

Si la respuesta es sí, ¿cómo? Si es no, ¿por qué no?

Si prestás atención a todo lo que hacés, vas a identificar el motivo (la causa) de tus propios problemas de productividad. Tal vez estás haciendo una actividad que te quita mucha energía y deberías delegar. Tal vez te des cuenta de que ya contabas con una microgestión que te ordena en ciertas tareas y solo tenés que ajustar el proceso. 

Una vez que puedas identificar en tu día, los patrones productivos frente a los improductivos, vas a empezar a hacer pequeños cambios para crear un plan, un sistema, y gestionarte mejor.

Aprendé sobre la importancia de la gestión del tiempo

Como ya dije antes, el elemento clave de la gestión eficaz del tiempo, es la autogestión. 

Autogestión es honrar tu proceso y ser consciente si alguno de estos patrones son aspectos de tu personalidad.

Seguro, sin haber hecho aún el registro del tiempo, ya debés tener en mente un hábito improductivo que repetís. Si es así, pensá en él y respondé estas preguntas: 

• ¿Qué sentís cuando entrás en este hábito improductivo? ¿En qué otro momento sentiste lo mismo?
• ¿Cuándo se desarrolló este hábito por primera vez y por qué tiende a repetirse?
• ¿Por qué sigue ocurriendo aunque sabés que es improductivo? ¿Qué pasaría si hicieras lo contrario a lo que venís haciendo y lográs romper ese hábito?
• ¿Qué te impide romper ese hábito?

Autogestionarse no es más que conocerse. Que te hagas preguntas introspectivas es clave en este paso. Puede pasarte que, llegado este punto, te sientas capacitado para dar el primer paso, o puede que te sientas muy frustrado. No pasa nada. Probá con enfocarte en modificar los comportamientos o problemas que identificaste como ineficaces o frustrantes.

Preguntarte cuál es la importancia de organizar el tiempo es poder revalorizar el porqué lo estás haciendo. Las ventajas son muchas, entre ellas:

• Saber lo que está frenando tu negocio y encontrar soluciones.
• Mejorar la productividad para alcanzar los objetivos con menos baches en el camino.
• Reducir (y en algunos casos eliminar) la ansiedad y el estrés.
• Sensación de satisfacción y equilibrio en la vida, entre muchos otros beneficios.

Por eso es indispensable que le dediques tiempo al autoanálisis y la autogestión. De tu liderazgo se nutre día a día tu empresa.

Una vez que empieces, date plazos generosos (no ambiciosos), para aplicar las soluciones. Pensá que no solo estás modificando conductas, sino que también estás reprogramando patrones de comportamiento que los tenés muy integrados. 

Como último consejo, concédete un espacio para ser creativo, cometer errores y probar cosas diferentes. Al replantearte lo que significa “gestionarte” y “organizarte”, vas a encontrar el tiempo que necesitás para crear un camino más claro hacia el negocio —y la vida— que siempre te imaginaste. 

Si necesitás ayuda para empezar, no dudes en escribirme. 

*Artículo inspirado en el blog Emyth