Dejá de frenar el crecimiento de tu empresa: animate a delegar y hacelo de forma efectiva

Dejá de frenar el crecimiento de tu empresa: animate a delegar y hacelo de forma efectiva

Dirigir tu negocio de forma más eficiente requiere de una estructura que te respalde. Es fundamental que organices tu sistema de comunicación, tu equipo de trabajo y tu calendario de manera que te permita dedicarte al trabajo estratégico, dejando de lado el trabajo táctico. Porque estar atendiendo vos a los clientes, facturando o haciendo esas tareas del día a día de tu empresa, te está impidiendo ser un empresario con todas las letras.

Es hora de dejar de llevar tu empresa vos solo. Porque, incluso con una estructura sólida y unos límites establecidos, no podés dejar de lado el trabajo táctico hasta que empecés a delegar. Alguien tiene que hacerlo. De lo contrario, tu empresa se detiene.

El trabajo táctico mantiene a tu negocio en movimiento, pero no es el que asegura un crecimiento a largo plazo. Por eso, en cuanto puedas, debés salir de allí para dedicarte a las tareas estratégicas.

Delegar es una parte esencial del viaje para que tu empresa no dependa de vos.

¿Qué es la delegación? (Y qué no lo es)

Si nunca delegaste, tenés que aprender a hacerlo. Para muchos empresarios, esta práctica puede ser muy difícil de implementar porque les cuesta liberarse de su hábito de hacer todo ellos mismos. Pero si querés expandirte, necesitás aprender qué trabajo no te corresponde realizar y cómo confiar ese trabajo a los miembros más adecuados de tu equipo. 

Pero delegar no significa pasar un pendiente o proyecto y desentenderse. Eso es demasiado arriesgado. Para hacerlo con éxito, tenés que asegurarte de que el profesional o el equipo que realiza la tarea tiene las habilidades e información adecuadas para lograr los resultados esperados.

Para delegar de forma efectiva, empezá por aquí:

1. Identificá las tareas o proyectos que deseás delegar.

Como dueño de tu empresa, tu función principal es trazar las estrategias de crecimiento de tu negocio. Tener esto presente es un buen parámetro para saber qué trabajo seguir haciendo vos y qué delegar: ¿Contribuye esta tarea o función al desarrollo a largo plazo de mi negocio? Si la respuesta es negativa, esa es la tarea que debés asignar a otra persona.

2. Determiná qué miembro(s) de tu equipo debe(n) hacer el trabajo.

Es fundamental que definas qué puesto debe hacer el trabajo. Siempre que tengas en mente una tarea que delegar o un resultado deseado, es importante pensar en términos de “qué función o rol -no qué individuo- debe realizarlo”. Así evitarás la tendencia a delegar siempre en la misma persona. Evitá sobrecargar a un mismo profesional con muchas tareas. Repartí el trabajo y formá un equipo de confianza que te respalde cumpliendo con los compromisos a tiempo y sintiéndose cómodos.

3. Poné el acuerdo por escrito y fijá una fecha de vencimiento.

Cada miembro de tu equipo debe tener un “acuerdo de puesto” que deje muy claras sus funciones y responsabilidades. Además, este documento facilitará tu proceso de delegación. ¿Cómo crearlo? Escribí la tarea asignada con la mayor especificidad posible. Asegurate de incluir los detalles no negociables en la delegación:

• El resultado deseado.
• Las normas que deben cumplirse.
• Fecha y hora concretas de vencimiento.

Poner estos detalles por escrito garantiza que el plan funcionará dentro de los términos que estableciste. Al comunicar tus expectativas (en lugar de limitarte a entregar una tarea y decirle a alguien que la haga), eliminás el riesgo de confusión y malos entendidos. También permite a tus colaboradores trabajar de forma más independiente, con la claridad de saber lo que se espera de ellos.

4. Reunite con tu colaborador para discutir el trabajo y los resultados esperados.

Parte de delegar con habilidad es la comunicación en persona. Esto ayuda a entablar una relación de confianza entre vos y tu equipo, que es fundamental para que tu negocio funcione. 

En la reunión explicá:

- El objetivo de la tarea y cómo se relaciona con las metas de tu empresa.

- Las normas y la fecha de entrega.

- Por qué decidiste delegar esta tarea concreta en ese colaborador o equipo y cómo se relaciona con otras tareas del negocio.

- Lo que podría ser difícil o desafiante para el empleado y proporcioná un espacio en el cual pueda hacer las preguntas que necesite.

- Cómo querés gestionar el control y comunicación para que los proyectos se realicen en tiempo y forma.

5. Trabajá con tu colaborador para crear un acuerdo.

Una parte fundamental del proceso de delegación es conseguir que cada profesional se haga  responsable del resultado. No podés gestionar nada que tu equipo no acepte hacer. Si no hay acuerdo, no hay compromiso. Y si no hay compromiso, lo más probable es que se obtenga el resultado equivocado, si es que se obtiene algún resultado.

Asistí al encuentro con una idea clara de las razones por las que tu colaborador podría rechazar tu propuesta. Tal vez se sienta demasiado presionado con otras responsabilidades que le encargaste. Tal vez considera que no tiene la formación o la capacidad para hacer el trabajo. Creá un espacio donde les des la oportunidad de expresar sus preocupaciones y a vos te permita ajustar el acuerdo, en caso de ser necesario. 

6. Hacé seguimiento de las tareas delegadas.

Recordá que no te estás deshaciendo del trabajo táctico. Al delegar, seguís siendo responsable del éxito de la tarea o del resultado empresarial. Por lo tanto, debes supervisar cómo se está llevando adelante ese trabajo. Si acordaste un plazo máximo hasta el viernes al mediodía para completar la tarea, no esperes hasta esa fecha límite para saber si se finalizó. Fijá una hora para hacer seguimiento. Por ejemplo, el miércoles al final del día. Anotala en tu calendario. Esto puede marcar la diferencia a la hora de garantizar que obtengas resultados satisfactorios de las tareas delegadas.

Establecé tu nuevo papel y cumplilo

Si estuviste asumiendo gran parte del trabajo táctico, pasar a la delegación puede ser un desafío tanto para vos como para tus colaboradores. Tendrás que ejercer mucha fuerza de voluntad para decir que no a los pendientes a los que siempre dijiste que sí, e incluso sería más fácil hacerlos vos mismo. Tendrás que crear confianza en tu equipo y estar dispuesto a dejar de lado tareas que solías gestionar de cerca. Además, tu equipo tendrá que acostumbrarse a tu nuevo papel estratégico. Tal vez al principio se resistan: harán preguntas y puede que incluso bromeen sobre lo extraño que será para vos dejar de hacer eso que siempre hiciste.

Así que dale a tu gente una visión de cómo serán las operaciones del negocio en el futuro. Y, lo que es más importante, comunicá que se trata de una nueva norma que va a ayudar a todos a contribuir al crecimiento de la empresa de la manera más eficaz posible.

Sin importar el tipo de trabajo que hagas o el sector en el que te encuentres, delegar puede ser una habilidad difícil de aprender. Pero como líder, es esencial asumir ese papel. Al delegar, estás dando a tu equipo la oportunidad de apropiarse de los resultados y de tener éxito, a la vez que te concedés el tiempo para hacer el trabajo empresarial que exige tu negocio. 

Si te cuesta delegar y no sabes por dónde empezar, mi clase online te ayudará.