¿Anotás tantas tareas en un día que no llegás ni a la mitad? Aquí la solución

¿Anotás tantas tareas en un día que no llegás ni a la mitad? Aquí la solución

La mayoría de las personas sobreestiman lo que pueden lograr en un solo día. Seguro que conocés la sensación de crear una lista de pendientes con todo lo que te gustaría conseguir y sentir que nunca vas a terminarla. Pero... Dentro de esa lista, ¿diferenciás entre lo que realmente hay que hacer y cuáles son las tareas menos importantes? Es decir, esas actividades que estaría muy bien llevarlas a cabo, pero si no llegás ese día, no interfieren en el cumplimiento de tus planes a largo plazo. Podés reprogramarlas.

Priorizá tu tiempo estratégico: te acercará a tus metas.

El objetivo de establecer una rutina diaria es garantizar que vas a cumplir con tus tareas prioritarias, pase lo que pase. Por este motivo te recomiendo empezar por un nivel superior: con una lista de prioridades semanales realista. Debe incluir de 3 a 5 prioridades, así como las dependencias de cada una (incluidos los recursos y la información que necesitas, y quién más participa en la tarea).

Una vez que tengas tu lista de prioridades semanales, hacé que el foco de cada día sean las tareas esenciales para cumplir con tus objetivos de esa semana.

Tu programa diario debe incluir:

• Prioridades:
• Altas: hasta 5 tareas de las que debes ocuparte ese día.
• Secundarias: hasta cinco tareas que harías después de los pendientes de alta prioridad.
• Personas: todos los colaboradores o profesionales con los que tengas que ponerte en contacto hoy para cumplir con esos pendientes.
• Comunicación: las llamadas telefónicas, los correos electrónicos o las reuniones esenciales.
• Tiempo no estructurado: destinalo a trabajar en la estrategia o tomarte un descanso necesario.

Tené en cuenta tu “happy hour productivo”. ¿A qué me refiero con esto? Me refiero al momento del día que vos sentís que es mejor para hacer ciertas tareas. Puede ser porque tenés más energía y las cumplís más rápido o porque tenés mayor lucidez y/o concentración. Conocerte también te ayudará a aumentar tu productividad diaria. Si ocuparte de las llamadas telefónicas y el correo electrónico a primera hora de la mañana te da tranquilidad, bloqueá 30 minutos al comienzo de tu jornada solo para eso.

Protegé tu tiempo: las horas que no resguardás, van a volar en otra tarea.

Elegí un horario en la semana para trabajar en tu estrategia, comprometete a cuidarlo y a hacer lo que sea necesario para evitar invadirlo con otros temas. Esta es la parte que más difícil les resulta a muchos dueños de negocio.

¿Cómo se asegura ese tiempo? La mejor herramienta es sencilla: un cartel en la puerta. Poné una nota que diga: "Trabajando en el negocio. Disponible a mediodía". Apagá el teléfono y cerrá el email. Si te resulta difícil enfocarte en tu lugar de trabajo, buscá un espacio diferente, más creativo. Andá a tu café favorito o salí a correr si durante esa actividad es donde mejor pensás.

Dedicá al menos una hora al día al desarrollo del negocio: en mi caso la llamo “Alumbrate”. Sea cual sea el nombre que elijas, se trata de un tiempo que dedicás de forma exclusiva a trabajar en tu negocio durante tu jornada laboral. Debe figurar en tu calendario.

Una vez que hayas organizado tu entorno físico de trabajo, creá un sistema que evite (y en algunos casos, eliminar de forma permanente) tus principales distracciones, sean las que sean. Existen aplicaciones que te ayudan a alejarte de los correos electrónicos, las llamadas e Internet. Así te mantendrás concentrado en tu trabajo más importante: el de construir tu negocio.

Eliminá las distracciones que te impiden crecer.

Podés hacerlo con la ayuda de estas 3 aplicaciones:

• Freedom: te permite centrarte en la productividad y en tu trabajo estratégico bloqueando todo lo digital (medios sociales, vídeos, juegos, etc.) en cualquier dispositivo y sistema operativo.
• Cold Turkey Blocker: la versión gratuita de esta herramienta te permite bloquear un número ilimitado de webs y también puede ayudarte a hacer un seguimiento de dónde pierdes más tiempo.
• StayFocusd: si ya sabés qué sitios web te roban la mayor parte de tu día, StayFocusd puede ayudarte. Siempre que uses Chrome como navegador web, te permitirá concentrarte en el trabajo restringiendo la cantidad de tiempo que podés pasar en los sitios web que más te distraen. Si no usás Chrome, Freedom es la mejor aplicación alternativa.

Cuando te sientas sin motivación, recordá por qué empezaste. Visualizá ese negocio que querés construir. Eso te ayudará a dejar de lado las gratificaciones instantáneas y ponerte hacer lo que tenés que hacer para que esa visión se vuelva realidad.

¿Cuál es tu mayor desafío a la hora de aprovechar tu tiempo al máximo? ¿Te cuesta priorizar porque creés que todo es importante y llenás tu día de pendientes? ¿O te distraes más de lo que te gustaría? Sea cual sea la causa, seguí estos consejos para superar este obstáculo.