Una forma muy efectiva de implementar la comunicación en una empresa y seguir creciendo

Una forma muy efectiva de implementar la comunicación en una empresa y seguir creciendo

Te quiero contar una forma de organizar la dinámica de tu equipo que te resultará útil, sobre todo, si ya estás en una etapa en la que aprendiste a planificar hacia adelante y hacés mediciones de los avances para controlar resultados. Te doy una pista sobre el tema de hoy: 

"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha producido". - George Bernard Shaw

Sí, a veces creemos que estamos teniendo la conversación que necesitamos tener con nuestros colaboradores, pero en realidad no es así. Sin embargo, antes de hablar del problema y la solución, me gustaría que analicemos cuál es la importancia de la comunicación en una empresa.

La comunicación en la empresa es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Ayuda a generar estrategias y canales de comunicación eficientes que derivan en un mejor rendimiento del equipo, calidad del trabajo, y un buen clima laboral. Y, a nivel externo, una mejor experiencia para los clientes.

Aunque este es el escenario ideal, cuando empiezo a acompañar a los líderes en el proceso de mejorar su empresa, la mayoría de las veces, noto que muchos de sus problemas se relacionan con una comunicación deficiente.

Me doy cuenta de que sus desafíos se desencadenan de una falla en la comunicación cuando al preguntar "¿Se comunica bien con sus empleados?", la respuesta que obtengo es "Sí... por supuesto. Hacemos revisiones anuales, revisiones de rendimiento, reuniones diarias, reuniones individuales, etc.". A pesar de eso, son los mismos líderes quienes se sienten frustrados porque nadie comunica nada, a nadie.

Lo que pasa es que, para tener una conversación más “real”, abierta, honesta y transparente, se necesita que la comunicación interna de una empresa cuente con un formato y un entorno más eficaz.

Tipos de comunicación en una empresa

1. Cuando la comunicación en la empresa se da a través de un proceso formal, muy tradicional, se genera un intercambio desigual. 

Esto se puede ver, por ejemplo, cuando en un intento de “comunicación” con el equipo, los líderes se sientan detrás de sus escritorios e invitan a sus empleados a ingresar a su oficina para responder la famosa “evaluación de desempeño”. Darles a los líderes una serie de preguntas que deben hacer a sus empleados para completar esa evaluación anual, crea una relación dispareja que no da lugar a que se genere una comunicación real.

En este primer tipo de comunicación, los empleados se dan cuenta de que la comunicación es unidireccional. Les genera dudas y miedos sobre lo que podría suceder con la información que comparten (sobre todo si también en esta reunión estamos realizando una revisión salarial a partir de su desempeño).

En este enfoque tradicional, la empresa está incentivando a sus equipos a recoger feedback sobre tecnicismos del puesto de trabajo, sin darse cuenta de que necesitan otro tipo de información para aprender y mejorar como empresa. Hacer pasar a todos por un “proceso de revisión”, perjudica y no ayuda a fomentar el compromiso que también implica ser parte de en un equipo de trabajo.

La mayoría de las organizaciones llevan a cabo un “proceso de revisión” unidireccional: miran hacia abajo para ver cómo les va a sus empleados siendo parte de ese equipo, mientras que, rara vez, se toman el tiempo de mirar en el sentido contrario (hacia arriba). Es decir, de qué manera están dirigiendo los líderes a sus subordinados.

2.  En cambio, si la conversación se da en un entorno equilibrado y neutral, genera una comunicación entre iguales que va a darte mejores resultados. De lo contrario, vas a poner a tu gente en contra, incluso antes de empezar.

Para hablar de este segundo tipo de comunicación en la empresa, voy a citar al matemático y filósofo alemán Kurt Gödel, que deja más en claro el concepto de “entorno equilibrado y neutral”.

"No se puede estar en el sistema y, al mismo tiempo, ver el sistema en el que se está". 

Por eso debemos establecer estas conversaciones fuera del ambiente laboral, asegurándonos de estar en un contexto neutral (“no es tu territorio ni el mío”). Lo ideal es tener estas charlas, por ejemplo, en una confitería, o durante un desayuno o almuerzo.

Este es primer aspecto a tener en cuenta, pero no el único. Veamos otros puntos importantes a considerar…

Tres aspectos importantes para la comunicación en la empresa

Para que la conversación fluya con naturalidad, es importante asegurarnos de cubrir los tres aspectos que mantiene a un equipo alineado y conectado:

1.  El papel que cada uno cumple en la empresa

• ¿Comprenden la importancia de su puesto de trabajo?
• ¿Entienden todo lo que implica alcanzar el éxito en su puesto?

• ¿Les sigue gustando su actual puesto de trabajo o quizás quieren desarrollarse en otro? ¿Están contentos con él?
• ¿Tienen la capacidad para desempeñarse bien?
• ¿Coincide la cantidad de tareas que tiene asignadas con el tiempo para realizarlo? ¿Qué se puede mejorar?

2. La escala de valores 

• ¿Comparten los valores de la empresa?

• ¿Sienten que sus valores son coherentes con la empresa?
  
  

3. Porcentaje de cumplimiento en sus prioridades trimestrales

Buscamos entender (en ambos sentidos) lo que está funcionando y lo que no. Esto da al líder la oportunidad de ver los problemas que existen en el equipo (y de los que no era consciente). También ofrece a los colaboradores un espacio seguro para entablar un diálogo honesto y abierto cuando no se satisfacen sus necesidades.

Dentro de la comunicación en la empresa, cada integrante debe saber que tiene una voz y es respetada. Esto supone una enorme diferencia en su motivación y en qué medida “se podrán la camiseta” de nuestra organización.

Por supuesto, si nunca implementaste este tipo de comunicación en la empresa, es posible que la primera conversación no fluya como esperás.

Es probable que tus colaboradores se pregunten de qué se trata, se mantengan cerrados e intenten descifrar el motivo oculto. Vos confiá en el proceso: seguí adelante. Quizás te lleve un poco de tiempo ganarte la confianza de tus colaboradores, pero una vez que la tengas, los beneficios van a ser enormes. Una forma de acelerar el proceso es que los empleados empiecen a ver cómo sus comentarios se toman en cuenta después de cada conversación con su líder.

Ahora que sabés cómo hacerlo, estoy segura de que lograrás crear un entorno seguro para una comunicación real, abierta y honesta (en ambos sentidos). Conseguirás que tanto líderes como colaboradores tiren hacia el mismo lado, ya que les permitirás llegar al fondo de sus problemas para avanzar juntos como equipo.

Te recomiendo implementar conversaciones trimestrales con una duración entre  45 y 90 minutos cada una. Sugiero esta frecuencia de 90 días porque suele ser el plazo en el que la coordinación de esfuerzo entre los equipos empieza a perder fuerza. También permite que haya suficiente tiempo entre las reuniones para que los cambios o acciones habladas en el encuentro se implementen.

Mantener conversaciones trimestrales da lugar a mejores relaciones y a una comunicación más profunda, lo que a su vez permite que tu empresa crezca.

Si te sentís frustrado con la comunicación en tu empresa, ¿por qué no intentás adoptar estas charlas?

¡Empezá a trabajar la comunicación interna de tu empresa! 

*Artículo inspirado en el blog EOS