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La realidad sobre delegar en 10 minutos de lectura

Jun 06, 2022

La realidad sobre delegar en 10 minutos de lectura

Para dirigir tu negocio de forma más eficiente, necesitás una estructura. Te va a permitir crear el contexto adecuado (organizando el sistema de comunicación, el espacio de trabajo y tu calendario) para convertirte en una verdadera empresaria. 

Sin embargo, esto implica un proceso y representa un desafío. Incluso con una estructura sólida y límites establecidos, solo te liberarás del trabajo táctico cuando aprendas a delegar.

Delegar es una parte esencial para que tu negocio deje de depender de vos. No solo te va a dar el tiempo y el espacio que necesitás para trabajar, sino que también te permitirá construir una relación, entre vos y tu equipo, basada en la responsabilidad y la confianza mutua.

 

Derribemos mitos: Qué es la delegación (y qué no lo es)

Si nunca lo hiciste, considerá hacerlo. Para muchas dueñas de negocios, esta práctica puede ser difícil de implementar por su hábito de ocuparse ellos mismos de todo. Pero si querés crear un negocio que prospere sin vos, es prioritario que aprendas qué parte no te corresponde hacer y, sobre todo, necesitás saber cómo confiar ese trabajo a los miembros más adecuados de tu equipo. 

Sin embargo, delegar no significa pasar algo a un colaborador y olvidarse. Eso sería desligarse o desentenderse y es un riesgo. Para confiar con éxito, tenés que asegurarte que el colaborador o el equipo que realiza la tarea tiene lo que necesita para lograr los resultados esperados.

 

Pasos básicos para delegar:

1. Identificá las tareas o proyectos que deseás delegar

Como responsable de tu empresa, tu rol principal es realizar el trabajo estratégico que hace falta para construir un negocio sólido. Este es un buen parámetro para saber qué trabajo mantener y qué derivar. Preguntate: ¿Contribuye esta tarea al desarrollo estratégico de mi negocio? Si la respuesta es negativa, ese es el trabajo que tenés que encargar a otra persona. Tené en cuenta que nunca vas a delegar el resultado global de tu rol o los resultados que hayas prometido lograr vos misma.  

 

2. Establecé quién o quienes tienen que hacer el trabajo

Con esto quiero decir: determiná qué puesto debe realizar el trabajo. Cuando tengas enfrente una tarea que debas delegar o un resultado que necesites lograr, es importante que pienses en términos de qué rol -y no qué individuo- debe ser el responsable. De este modo, evitás la tendencia a delegar una y otra vez en la misma persona o grupo de personas que consideras cumplidoras. Si todas las tareas caen sobre los mismos miembros de tu equipo, vas a sobrecargar a tus colaboradores de confianza. También vas a enviar un mensaje a los otros colaboradores de que no confías en ellos.

Cada miembro de tu equipo debería tener un acuerdo de puesto que deje muy claras las funciones y responsabilidades de su trabajo. De esta forma vas a facilitar tu proceso de delegación.

 

3. Poné el acuerdo por escrito y fijá una fecha de entrega máxima

Escribí la tarea a delegar con el mayor detalle y especificidad posible. Asegurate de incluir los no negociables de la delegación. En este documento deberías dejar asentado:

  1.     El resultado deseado
  2.     Normas que deben cumplirse
  3.     Fecha y hora concretas de entrega

Poner estos detalles por escrito garantiza que el plan funcionará dentro de esos términos que estableciste. Al comunicar tus expectativas, eliminás la confusión y el riesgo de que lo que pedís se malinterprete. También, al dar claridad de lo que esperás, permitís a tu personal accionar de manera más autónoma.

 

4. Reunite para hablar sobre los resultados esperados

La comunicación es parte importante de delegar con éxito. Ayuda a sentar las bases de responsabilidad y confianza entre vos y tus colaboradores, lo que es fundamental para que funcione. 

Cuando se reúnan:

  • Hablá de la meta y de cómo se relaciona con los objetivos globales de tu empresa o emprendimiento.
  • Transmití la fecha de entrega y las normas.
  • Explicá por qué delegaste esa tarea concreta en ese colaborador y cómo se relaciona con las otras tareas en las que te ayuda.
  • Discutí lo que podría ser difícil o desafiante para el colaborador y abrí un espacio para que haga preguntas.
  • Decidí y compartí cómo querés hacer seguimiento de la tarea delegada.

 

5. Llegá a un acuerdo 

Una parte esencial del proceso de delegación es conseguir que el colaborador acepte ser responsable del resultado. No podés contar con -ni gestionar- nada que tu colaborador no acceda a hacer. Si no hay acuerdo, no hay compromiso; y si no hay compromiso, lo más probable es que esa tarea no se cumpla o se obtenga el resultado equivocado.

Empezá la conversación teniendo una idea clara sobre las razones por las que tu colaborador podría rechazar -o querer rechazar- la delegación. Tal vez se sienta demasiado presionado por otras obligaciones. Tal vez considere que no tiene la formación o capacidad para hacer el trabajo. Creá un espacio donde tus colaboradores se sientan cómodos para expresar sus preocupaciones. Conocerlas, te dará la oportunidad de ajustar el acuerdo.

 

6. Hacé seguimiento: evitá desentenderte

Recordá que al delegar, seguís siendo responsable del éxito de la tarea o del resultado empresarial. Por eso es importante que hagas una reunión con la persona a cargo. Recordá llevar el acuerdo que ambas partes aceptaron. De esa conformidad por escrito, con fechas de vencimiento pactadas, podés controlar si la tarea está completa -o no-. Esto permite hacer un análisis sobre si se está cumpliendo con lo acordado o qué hace falta implementar para alcanzar los objetivos. 

Por ejemplo, si acordaron que la tarea estaría terminada para el mediodía del viernes, no esperes a ese momento para saber si se completó. Agendá en tu calendario una hora de comprobación, como el miércoles al final del día. A esto se le llama gestión por regulación, y puede marcar la diferencia a la hora de garantizar que las tareas delegadas obtengan los resultados esperados.

 

Dejá claro cómo delegarás el trabajo a partir de ahora

Si durante un tiempo trabajaste a la par de tus colaboradores, asumiendo gran parte de las tareas tácticas, pasar a la delegación puede ser un reto tanto para vos como para tu equipo. Tendrás que ejercer mucha fuerza de voluntad al decir que no a aquello que siempre dijiste que sí.

Una buena forma es crear una relación de confianza con tu equipo. Además, debés estar dispuesto a dejar de lado tareas que solías gestionar de cerca. Ellos tendrán que acostumbrarse a tu nuevo rol estratégico -aunque puede que al principio se resistan-.

Por eso, ofrecé a tus colaboradores otra visión: contales cómo funcionará la empresa a partir de ahora. Coordiná una reunión con todo tu equipopara comunicarles el cambio. Explicá cómo planeás delegar y de qué manera pensás gestionar las tareas que dejarás de hacer.

Y lo que es más importante: haceles saber que se trata de una nueva norma que estás estableciendo, una que va a ayudar a todos a contribuir al crecimiento de tu negocio de la manera más eficaz posible.

Sin importar el tipo de trabajo que hagas o del rubro en el que te encuentres, delegar puede ser una habilidad difícil de aprender. Sin embargo, como líder, es esencial asumir este papel. Al apostar en estas acciones, estás dando a tu equipo la oportunidad de apropiarse de los resultados y de tener éxito. También, te concedés el tiempo que necesitás para hacer el trabajo estratégico que exige tu negocio.

Si te cuesta delegar y no sabés por dónde empezar, estoy aquí para ayudarte.

 

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