¿Por qué es necesario delegar?

¿Por qué es necesario delegar?

Delegar... una palabra simple que el diccionario de Oxford que provee Google define como "Dar [una persona o un organismo] un poder, una función o una responsabilidad a alguien para que los ejerza en su lugar o para obrar en representación suya."

Pensar en delegar tareas que para nosotras son habituales, fundamentales y nadie las realiza mejor que nosotras, quizás nos pueda resultar una idea abrumadora por todo el trabajo previo que involucra ésta tarea; pero pensemos primero por qué necesitamos delegar tareas en alguien, para poder comprender su importancia para nuestra empresa y para nosotras como empresarias.

POR QUÉ ES NECESARIO DELEGAR.

¿Te encontraste alguna vez tapada de tanto trabajo que no te deja tiempo para nada? 

¿Sentiste alguna vez que son tantas las tareas menores que tenés en tu rutina diaria que no te permite desplegar y desarrollar de forma cabal "tu habilidad"? 

Pensalo, si alguien más hiciera esas tareas menores, vos podrías dedicar más cantidad y calidad de tiempo a las actividades que son esenciales para tu empresa.

Pero no te preocupes, en algún momento de nuestra evolución empresarial nos pasó a todas. 

Muchas veces estamos tapadas de trámites bancarios, contables, proveedores, o quizás dedicamos demasiado tiempo al proceso de ventas o la entrega de nuestros productos, etc., que casi no nos queda tiempo para pensar nuevas estrategias, nuevos productos o servicios, o quizás no nos queda espacio para desarrollar una idea que nos viene dando vueltas hace rato o manifestar toda nuestra capacidad en nuestra profesión.

Te repito ésta idea porque es una verdad elemental; si alguien más se encarga de esas tareas que son importantes para tu empresa, pero no son "el alma" de ella, vos vas a poder darle rienda suelta a tu creatividad o a esa habilidad que desarrollás en tu profesión.

Ésta es la razón más importante por la que es necesario delegar; tener tiempo para lo más importante.

ALGUNOS MITOS EN TORNO A DELEGAR.

Hay mitos en torno a delegar que frenan nuestro desarrollo y es necesario que los derribemos. 

Voy a desarrolar el mito más común, aunque hay muchos otros, como por ejemplo:

-Si querés que algo salga bien, tenés que hacerlo vos misma

-Si capacito a otros se irán a otra empresa con mis ideas y tiempo invertido

-Si delego, no voy a tener control.

Sin embargo, te aseguro que todos éstos mitos esconden detrás un miedo en común:  el miedo a soltar; el temor que nos produce confiarle a otra persona una tarea que venimos haciendo nosotras.

Pero, como te mencioné antes, vamos a ver el mito que ocupa el puesto número uno.

NO TENGO TIEMPO QUE PERDER.

Uno de los mitos más comunes es afirmar que: "delegar implica perder tiempo en capacitar a otros" y justamente es tiempo lo que nos falta.

Esto es totalmente falso.

Cuando no cedés, lamentablemente entrás en un espiral que te consume el tiempo, las energías y las posibilidades de crecer.

Si invertís en capacitar a tus colaboradores, ésta acción no será una pérdida de tiempo, energías y dinero, al contrario, será una inversión de la que obtendrás un retorno importante y vas a ver los beneficios de forma tangible.

Pero no te preocupes, no vas a estar sola en este proceso, te voy a ayudar a que lo logres con éxito, así como pude hacerlo yo, vos también lo vas a lograr.

QUÉ ES DELEGAR 

Es fundamental que tengas muy en claro qué es delegar para que realmente sea beneficioso para tu empresa.

Delegar no es encontrar alguien que te ayude con algunas cosas. Delegar implica buscar a alguien que realice por vos, una o varias tareas específicas y bien meditadas.

Para esto es necesario que pienses de forma estratégica.

CÓMO DELEGAR

 *Definir tareas

Es necesario que primero determines de forma planificada cuáles son las tareas que vas a dejar ir de tu agenda.

A fin de lograrlo, debes ser muy sincera con vos misma y evaluar cada una de las funciones que actualmente desempeñás. Escribí de la forma más específica posible cada una de las responsabilidades que llevas a cabo a diario.

Las actividades que te llevan demasiado tiempo o en las que no sos una experta van a ser las mejores candidatas para ser delegadas.

*Selección

Vas a realizar la selección de la o las personas que van a colaborar con vos, en base al perfil adecuado para las tareas que ya definimos.

En este campo tenés dos opciones; podés reubicar a alguien que ya esté colaborando con vos en otra parte del proyecto porque tiene las habilidades necesarias y deseos de progresar; o bien podés buscar a alguien nuevo para encargarle esa tarea.

En cuanto al punto de reubicar a alguien que ya forme parte de tu empresa, es fundamental no sobrecargar de funciones a alguien a quien encontrás "talentoso" o con quien tenés una comunicación muy fluida y ya generaste una relación de confianza, ya que una sobrecarga sobre sus responsabilidades puede llevarlo a cometer errores y a dejar de ser tan bueno en lo que venía haciendo. 

Por lo tanto, no tenés que tener temor de sumar personas a tu equipo, solo tenés que ser cuidadosa en el proceso de selección.

*Capacitación

Es importante que la persona que contrates tenga muy en claro qué es lo que esperás de ella y sepa de forma específica cuál o cuáles serán las tareas a desarrollar.

Para esto es fundamental que puedas plasmar por escrito cada uno de los procesos involucrados en las tareas que vas a delegar. Es como si fueras a escribir tu propio manual de procesos. 

Documentar tu forma de trabajo, va a permitir que el nuevo colaborador trabaje de forma más independiente, pero lo más importante es que no tendrás que estar respondiendo cientos de preguntas acerca de cómo se lleva a cabo el trabajo en cuestión y lograrás aún más rápido el objetivo de liberarte de esas tareas, para dedicar tu tiempo a lo importante.

Sin embargo, hay un detalle a tener en cuenta; también es muy positivo dejar abierta la posibilidad de que éste nuevo colaborador aporte su propia creatividad a las tareas, así se sentirá motivado y quizás hasta ayude a mejorar los procesos de tu empresa.

Recordá siempre que tu colaborador no viene a tu empresa simplemente a cumplir con una pequeña función que vos ya no podés abarcar, si no que lo estás asignando para que los rendimientos finales de tu actividad mejoren y se superen.

*Paciencia

Desarrollar ésta cualidad te va a permitir darle un tiempo razonable al colaborador para que entienda y ponga en práctica todo lo nuevo que le estás enseñando. Recordá que estás haciendo una inversión y toda inversión requiere un poco de tiempo para percibir los retornos. Si así lo hacés, vas a lograr que tu nuevo colaborador no solo aporte tiempo, si no también compromiso y valor a tu empresa. 

*Supervisión

Delegar no involucra que te desentiendas totalmente de las tareas implicadas. Es necesario que establezcas una comunicación directa y fluida con tu colaborador y puedas monitorear y evaluar su desempeño, sin invadirlo ni acaparar su trabajo; ya que esto sería contraproducente para ambas partes.

Por ejemplo; podrías establecer un día y hora fijos en que van a conversar sobre cómo viene el proyecto, resolver dudas o presentar métricas parciales. Así vas a poder orientar los resultados o detectar y evitar posibles errores.

En resumen, delegar es pensar, planificar, seleccionar, capacitar, confiar y supervisar eficazmente.

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