Sistematizá tu empresa y ganá libertad: la guía definitiva

Sistematizá tu empresa y ganá libertad: la guía definitiva

Una de las preguntas que más surgen en las mentorías es: “¿Qué sistemas tengo que implementar para que mi negocio funcione como yo quiero?”.

Y debo confesarlo: me encanta escuchar esta pregunta. Por un lado, porque los sistemas permiten lograr resultados consistentes. Por otro, porque significa que ese líder de negocio está listo para plantearse mejoras, hacerse las preguntas adecuadas y encontrar las respuestas a esas interrogantes. 

Para desarrollar tu negocio desde una perspectiva de sistemas, necesitás preguntarte: ¿cómo lo haría un negocio de franquicia? Una franquicia es un prototipo que funciona sin importar quién trabaje en esa empresa. Además, si querés conservar tu diferencial y calidad, deberías hacerte una segunda pregunta: ¿Cuál es tú “manera de hacer las cosas”?

Si deseás una empresa con resultados sostenibles, que se destaque en el mercado y que no dependa de las personas, necesitás sistemas bien diseñados.

A continuación, te dejo 5 conceptos claves para encarar una sistematización de procesos.

Cinco principios claves de la sistematización empresarial 

1. La forma en que pensás tu negocio, es la forma en que terminás haciendo negocios

Cada empresario adopta tres personalidades distintas en su forma de pensar -y de trabajar- su negocio:

• El técnico se centra en el trabajo diario de fabricar, vender y entregar, con poca o ninguna capacidad para dar un paso atrás y ver el panorama general. 
• El directivo se enfoca en lograr resultados a partir de sistemas. Se encarga de analizar los datos para realizar mejoras continuas.
• El emprendedor es el visionario que se esfuerza por acortar la distancia entre la situación actual de la empresa y la visión a la que se aspira.

Analizá cómo estás actuando y, sobre todo, cómo deberías actuar para que tu negocio crezca.

2. Todos los negocios tienen los mismos 7 sistemas

No hay ningún negocio como el tuyo. Pero al mismo tiempo, ninguno es único. Todos están compuestos por estos siete sistemas esenciales: 

1. Liderazgo
2. Marketing
3. Finanzas 
4. Gestión
5. Atención al cliente
6. Generación de clientes potenciales
7. Conversión de clientes potenciales 

Estos siete sistemas crean una estructura fuerte. Tenerlos en cuenta, y comprometerte con ellos, hará que tu empresa crezca en forma ordenada y sólida.

3. Construir un negocio basado en sistemas es una decisión estratégica

Si no podés documentar cómo funciona cada uno de estos siete sistemas en tu empresa, lo más probable es que no estén definidos. Y, por lo tanto, no produzcan los resultados que deseás. Ahora, sin importar cuáles sean esos resultados que querés conseguir, necesitás sistemas diseñados con intención para alcanzarlos. Al construir una empresa basada en sistemas, estás tomando la decisión estratégica de diseñar un negocio que no dependa de vos.

4. Los sistemas dan más espacio para que te dediques a otras tareas

La idea de “crear sistemas” puede parecerte aburrida, monótona y hasta un poco limitante. Yo creía lo mismo. A nadie le atrae la propuesta si lo pensamos como “una serie de tareas que debemos repetir una y otra vez”. Sin embargo, implementar sistemas va a permitirte tener más tiempo libre.

Pensá en tu empresa como si estuvieras construyendo una máquina elegante y bien engrasada. Con una herramienta de trabajo así vas a poder producir resultados consistentes, fiables y con un crecimiento sostenible. Además, como funciona tan bien, cualquiera podría manejarla.

¿Qué te quiero decir con esto? Gracias a los sistemas podrás entregar productos o servicios de calidad que dejen contentos a tus clientes y, también, dejar de trabajar como “la única persona que sabe como hacer las cosas”. Podrás centrarte en ser el líder que tu negocio necesita.

5. Siempre a tiempo, exacto como prometiste

Una vez diseñados tus sistemas (y probados), vas a ver que las tareas en tu negocio van a fluir sin problemas. Y no vas a ser el único que lo note. 

Los clientes van a ver que lográs satisfacer sus necesidades o resolver sus frustraciones. Van a sentirse atraídos por tu capacidad de ofrecer resultados rápidos y constantes. Eso les genera satisfacción y los mantiene comprometidos. Los clientes van a querer volver una y otra vez porque tus sistemas te permiten cumplir siempre tu promesa de marca.

Teniendo estos conceptos en mente, ya podés empezar a diseñar tus sistemas con intención.

*Artículo inspirado en el blog Emyth