Delegué y fue peor: ¡tenía que andar atrás de la persona! ¿Qué hago?

Delegué y fue peor: ¡tenía que andar atrás de la persona! ¿Qué hago?

“Quise delegar. Lo intenté. Te lo juro. Busqué una chica que me dijo que sabía hacerlo. Que tenía experiencia como community manager en mi rubro. ¡Me puse tan contenta de encontrarla! Pensé: si tiene esa experiencia, seguro me resuelve todo sin problemas.  

 

Entonces hice algo simple: le pedí que me arme un calendario de contenido para uno de los clientes de la agencia. Yo super contenta, solté y me quedé esperando la respuesta. A los dos días me empecé a poner inquieta porque no sabía cuándo me lo iba a enviar y me daba vergüenza preguntarle o molestarla. Seguí esperando. Cuando me lo envió por poco me muero: ¡no tenía imágenes, no tenía los textos y ni siquiera usaba hashtags! No había hecho ni la mitad del trabajo. Pero, ¿cómo puede ser? ¿Qué hice mal?”.

Así empezó mi última sesión de mentoría.  Con Ana* totalmente apenada. La tranquilicé porque, después de todo, pocos contratiempos en la vida empresarial no tienen solución.

¡3 preguntas que van a salvarte a la hora de delegar!

Cuando Ana terminó de contarme su pésima experiencia delegando, empecé por hacerle las 3 preguntas que recomiendo que te hagas vos también antes de delegar para asegurarte que diste con la persona adecuada que te ayude a agilizar tu trabajo:

1. ¿Qué capacidades tiene la persona a quién le voy a delegar?: Cuando delego, tengo que saber si la persona que elijo tiene las competencias, la formación y la capacidad para hacer lo que le pido. Por ejemplo, continuando con el caso anterior: para generar un calendario, tiene que saber manejar diseño gráfico, copywriting y tener experiencia. ¿Tiene esas capacidades? Es importante verificarlo. ¿Tiene todos los elementos e información de la marca para la que quiero que trabaje? ¿Pudo acceder a ellos?
   
   
2. ¿Le mostré un ejemplo del resultado que quiero que me entregue?:  Si quiero que haga un calendario y es la primera vez que vamos a trabajar juntas, lo ideal es que le muestre el tipo de calendario que espero: qué quiero que incluya, qué sí hacer, qué no hacer y de dónde sacar los recursos. Dejarse sorprender puede ser realmente una sorpresa, pero no siempre en el mejor de los sentidos.
   
   
3. ¿Pacté para cuando debe estar terminado?:  Siempre tengo que delegar poniendo una fecha que de ambos lados estemos de acuerdo. No alcanza con que yo diga una fecha, la otra persona tiene que tomarse un minuto y pensar si puede entregar el proyecto terminado en ese tiempo. Si el trabajo es muy grande (como puede ser un calendario entero para una marca) es importante que le pida los primeros tres posteos para que veamos juntas si va en la dirección correcta, antes de pedirle el proyecto completo. Sobre todo, porque se trata de un trabajo creativo, que es subjetivo, hay muchísimas maneras de hacerlo. Muchas pueden ser correctas, pero puede no ser lo que estamos buscando.

Estos son apenas tres de los pasos claves que si o si tenés que cumplir si querés aprender a delegar. No asumas, ni imagines, que la otra persona sabe. Las relaciones requieren de tiempo para generar códigos compartidos con los que las personas puedan entenderse casi sin hablar.  Entre tanto, tenemos que comunicarnos en detalle.

Por nuestro bienestar y por el bienestar de la otra persona. Imaginate que recibir una respuesta de que el resultado entregado no es lo que esperábamos (y que está bastante alejado), puede ser muy desalentador y frustrante para ese profesional que puso mucho esfuerzo, pero no fue suficiente porque no entendió nuestras expectativas. Ambos queremos ser exitosos.

Por eso te digo: si vos sos el que recibe la delegación por parte de un cliente, también podés tomar un rol protagonista y preguntar todo aquello que no te hayan dicho.

No tengas vergüenza de preguntar.

A veces por creer que nos van a mirar con cara de que no sabemos nada (tanto al momento de delegar como de recibir la delegación), nos quedamos con dudas que terminan en relaciones laborales desastrosas. Si no te entendés con tu proveedor (o cliente) desde un principio y no establecés reglas claras, desde ya te adelanto, que esa relación no va a terminar bien.

Si es necesario coordiná una reunión para hacer un rechequeo final de cuál será el resultado que te entregará (o entregarás), los valores y los tiempos de entrega. Asegurate que ambos entendieron la información intercambiada para luego no toparte con ninguna sorpresa.

Si ofrecés servicios freelance también es importante que la información que te brinda el cliente sea clara para ofrecer una cotización acorde al trabajo a realizar y entregues los resultados esperados sin grandes modificaciones.

Al contrario de lo que creemos, una delegación efectiva depende en gran parte de nosotros. De nuestro accionar. No depende de la otra persona, sino de las acciones que nosotros tomemos previamente para asegurarnos, al menos en un gran porcentaje, de que la persona que estamos contratando es la adecuada para el trabajo que necesitamos hacer.

¿Sabías que muchas de las malas delegaciones que se hacen se podrían haber evitado cambiando algunos pasos del proceso de selección? Yo también aprendí un poco a los golpes. Por eso todo lo que sé de delegar, te lo comparto acá. Para asegurarte de que el proveedor elegido te va a traer el alivio que esperás. En lugar de cargarte una mochila más pesada: la de rehacer a último minuto el trabajo que habías decidido delegar.

*Nombre ficticio para mantener la confidencialidad.

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