Ojo, ¡delegar no es desentenderse! Aprendé a delegar de forma efectiva

Ojo, ¡delegar no es desentenderse! Aprendé a delegar de forma efectiva

Una de las características de un gran líder es su efectividad en la delegación de tareas. Delegar significa dar responsabilidad y autoridad a un colaborador para que realice una tarea en tu nombre.

Sin embargo, además de saber la teoría sobre cómo delegar responsabilidades, es importante ponerla en práctica. Aunque antes de eso es fundamental saber cómo se aprende a delegar.

El primer paso es comprender que, en la delegación de tareas, estás ayudando a personas a desarrollar su carrera profesional. Por lo que necesitás tener en cuenta dos aspectos:

1. Identificar las habilidades de tu equipo de trabajo para asignarles tareas acordes a sus talentos.
2. Brindarles oportunidades para que se desenvuelvan en tareas nuevas que aporten experiencia a su perfil.

De esta forma vas a crear un equipo que se sienta satisfecho y productivo. Mientras que a vos, como líder, va a liberarte de esas tareas que te sacan tiempo para atender la planificación estratégica que la empresa necesita para expandirse.

Delegación de tareas vs. adjudicar

Digo que no basta con entender cómo delegar responsabilidades porque en la práctica muchos empresarios tienen problemas por no conocer la diferencia entre delegar y adjudicar. 

El diccionario define delegar como: “Dar una tarea a otra persona con la responsabilidad de actuar en tu nombre” o “dar a otra persona el poder de actuar, tomar decisiones o asignar recursos en tu nombre”.

Mientras que adjudicar lo define como: “Dejar de cumplir un deber o una responsabilidad”.

En la definición de adjudicar, el líder está “lavándose las manos” del compromiso que le corresponde. Mientras que cuando delega pide ayuda a alguien capacitado sin soltar esa responsabilidad. ¿Ves la diferencia? 

Aprender a delegar resulta complicado cuando no tenés experiencia y práctica en hacerlo. Es común al principio tener pensamientos como “se acabaron las preocupaciones” y “ahora se va a encargar otro”. Pero estas son ideas simplistas que tienen quienes aún no saben cómo ser líderes en la delegación de tareas.

En definitiva, si entregás una tarea a un colaborador y te desentendés por completo de esa responsabilidad, lo que estás haciendo es adjudicar tu papel como líder del negocio. Se llama “gestión por adjudicación” en lugar de “gestión por delegación”.

La adjudicación conduce a resultados desastrosos: las tareas no se completan correctamente o no se completan en absoluto, tenés clientes insatisfechos, plazos incumplidos, problemas financieros, entre muchas otras consecuencias negativas que pueden desencadenarse. La peor parte, todo eso lo descubrís mucho después porque adjudicaste esas tareas… ¡Y saliste corriendo!

En cambio, delegar es muy diferente. Sin importar quién esté asignado para cumplir esa tarea o función en la empresa, vos sos el responsable último del resultado.

¿Significa esto que ahora debés estar detrás de tus colaboradores para que cumplan sus tareas? Por supuesto que no.

La idea es que delegues responsabilidades con estructura y previsión, para que no estés persiguiendo a tu equipo. De esa forma, te liberará a vos y a tus directivos de trabajo táctico que te impide concentrarte en hacer crecer tu negocio.

Pautas para aprender a delegar de forma eficaz

Como dije recién, el objetivo es liberar tiempo para dedicarte a tareas estratégicas. Desprenderse de las tareas tácticas no es sencillo, sobre todo si son actividades que las realizás desde hace mucho tiempo y tenés tu forma particular de hacerlo. 

Dársela a alguien más requiere que desarrolles confianza en que vas a saber cómo delegar y en que tu colaborador va a saber hacerlo bien. Para eso es importante que des pasos graduales y entiendas qué necesita un líder para delegar de forma efectiva. 

1. Identificá qué querés delegar

Definí una tarea táctica que te esté quitando tiempo para confiársela a alguien más. En este mismo paso, vas a pensar en la persona más apta para este puesto de trabajo. 

Un buen líder conoce a su equipo y es capaz de saber quién es la persona con habilidad para esa responsabilidad.

2. Documentá el proceso

Armá un documento dónde vuelques el paso a paso de cómo cumplir esta tarea. El objetivo es que puedas dar a tu colaborador la mayor información disponible. Escribí…

• Cómo se llama la tarea a cumplir, 
• qué lugar ocupa esa tarea dentro del flujo de la empresa, 
• cuál es el objetivo de que se cumpla,
• y los resultados que se esperan. 

Desglosá el objetivo a cumplir en pequeños pasos e incluí las normas de control de calidad para cada paso. Esta parte es clave para aprender a delegar. 

3. Supervisá el proceso

Como mencionaba antes, la delegación de tareas se diferencia de adjudicar porque el líder no se desliga de la responsabilidad de los resultados. Pero tampoco significa que estés controlando excesivamente, porque aprender a delegar implica mantener líneas de comunicación abiertas basadas en la confianza. 

Hacé que el colaborador siga el plan de acción que planteaste cuando documentaste el proceso. Sin embargo, recordá que todos somos distintos y nuestras metodologías de trabajo varían de persona en persona. Que te mantengas flexible ante esto, también hace a un buen líder y a una delegación de tareas efectiva. 

En otras palabras, enfocate en los resultados que el colaborador consigue y no en cómo lo consigue. Darle cierta libertad lo hará sentirse valorado y lo mantendrá motivado.

4. Marcá fechas límite

Para facilitar la supervisión de los procesos es recomendable que pongas fecha límite a cada meta pequeña, que antes desglosaste, para cumplir el objetivo mayor. 

Que el colaborador sepa cuáles son las fechas de entrega, ayuda a que ambas partes se organicen con más eficiencia. Pero también es fundamental establecer plazos para presentar los avances del proyecto y que, como responsable final, audites dichos avances.

5. Brindá apoyo al colaborador

Si el empleado que contrataste está haciendo la tarea por primera vez, es muy probable que se paralice por no saber cómo hacerla. Sentirse bloqueado es normal y como líder debés saber que aprender a delegar implica también aprender a acompañar.

Para lograr esto es conveniente que crees un espacio de comunicación y que transmitas que puede contar con tu apoyo en todo momento. También, es importante que le proporciones herramientas y recursos que le permitan desenvolverse con autonomía. No es aconsejable que dependa todo el tiempo de vos para poder avanzar. Esto lo incomodará y frustrará. 

6. Hacé un balance 

Por último, dedica un espacio en hacer un balance del trabajo finalizado. Esto te va a dar una guía más exacta sobre los inconvenientes del proceso y determinar cómo optimizarlos para ser cada vez mejor como equipo.

En esta parte también es importante que, dentro de la comunicación, el colaborador pueda decir que tan a gusto se siente con la tarea que le toca. Así vas a saber si seguir potenciando a esa persona para ese puesto, o cambiarla de rol a uno en el que se sienta cómoda y se desenvuelva mucho mejor.

Repetí estos pasos en la siguiente tarea que te toque o quieras delegar. Y recordá,

La delegación es un componente crítico en el desarrollo de una empresa equilibrada e inclusiva. Aprender a delegar te ayuda a descubrir el lugar de trabajo ideal para vos, tus directivos y tu personal.

*Artículo inspirado en el blog Emyth