Cómo mejorar la comunicación en la empresa: una buena relación entre los socios es fundamental para alcanzar los objetivos

Cómo mejorar la comunicación en la empresa: una buena relación entre los socios es fundamental para alcanzar los objetivos

Gestionar la relación entre los socios es lo único que puede ser aún más difícil que ser dueño de negocio. Todas las relaciones son complejas. Sin embargo, alinear a profesionales con personalidades fuertes y creencias diferentes sobre cómo se debería manejar la empresa, es un desafío aún más grande. Pero si no te ocuparás de mejorar las relaciones comerciales disfuncionales, te costará construir un negocio que no dependa de ti.

Por lo tanto, si quieres que tu junta directiva impulse tu negocio -en lugar de obstaculizarlo- tenés que aprender cómo mejorar la comunicación en la empresa para fortalecer la relación entre tus socios.

Pero, ¿ cómo mejorar la comunicación entre la junta directiva de tu empresa ?

Como mentora empresarial, trabajé con muchas empresas con socios, y puedo decirte que mejorar la relación entre ellos siempre fue fundamental en el proceso de crecimiento. Hay tres tipos de sociedades que son comunes:

• Sociedades conyugales
• sociedades comerciales
• La empresa familiar multigeneracional

Las 3 son complejas por diferentes razones. Aunque, en todos, el origen de los problemas empresariales es el mismo: la falta de alineación. Si los socios no están alineados (si no comparten los mismos valores y la misma visión, o no tienen las mismas metas para la empresa), es imposible que el negocio avance. En resumen, la falta de alineación de la junta directiva impide el crecimiento de la organización.

Sé que es fácil de decir y no tan sencillo de llevar a la práctica. Al igual que en una pareja o en una amistad, para alcanzar los objetivos a largo plazo o proyectos en conjunto, los socios deben comprometerse de forma sincera con establecer una buena comunicación entre sí. Eso requiere un trabajo duro, pero el impacto que tendrá en tu negocio vale el esfuerzo.

Mis consejos probados sobre cómo mejorar la comunicación en la empresa

Te ayudará a mejorar la comunicación y lograr que tus socios estén alineados hacia un mismo norte:

1. Definir de manera clara el rol de cada socio o directivo

A veces, el problema empieza aquí: los socios no saben dónde termina su trabajo y dónde comienza el de su socio. Asignarle a cada socio sus propias funciones y responsabilidades es fundamental para la planificación del día a día. También, garantiza que la sociedad sobreviva a lo largo del tiempo.

Si vos y tu socio tienen diferentes puntos fuertes, escriben esas fortalezas individuales y, también, sus debilidades. Es decir, anoten lo que le sale bien a cada uno y lo que no. Traten de asignarse las tareas que mejor se le dan a cada uno.

Además, recuerden lo más importante: decidir quién va a estar al mando. ¿Quién es el director general? Si a uno de ustedes le apasiona la visión estratégica de la empresa, mientras que el otro prefiere la gestión de alto nivel del negocio, la elección es obvia: definir la visión estratégica es siempre el trabajo del director general.

Sé que puede ser una decisión difícil. Al ceder el papel de director general a un socio, podés sentir que estás renunciando a todo el poder. Y asumirlo, puede sentirse como una gran responsabilidad. Pero lo que nunca debes perder de vista es que el rol de un director general consiste en aportar claridad a todos los que trabajan en tu empresa. Tomá la elección pensando en esto: cuál es la mejor decisión para potenciar el negocio.

2. Nunca salirse del papel

Una vez que tengas tu papel asignado, respetalo. Nunca sobrepases sus límites. Haz tu trabajo, no el de tu socio. A veces esto es más fácil de decir que de hacer. Sobre todo si tu socio es también miembro de tu familia o un amigo, donde ya tienes una fuerte relación fuera de la empresa.

Pero para ser eficaz, tienen que cumplir con las obligaciones asignadas (y nada más). A veces es de gran ayuda crear reglas sobre cómo relacionarte con tu socio, tanto en la oficina como afuera. Sean abiertos y sinceros sobre lo difícil que es no interferir en el puesto del otro. Defina reglas claras para darse cuenta de la retroalimentación. También, cuándo y cómo se debatirán las decisiones cruciales. Si no pueden hablar de forma abierta sobre estas cuestiones, eso atenta contra el crecimiento de la junta directiva y de la empresa.

3. Preparar un plan de resolución de conflictos (antes de que surjan)

Los conflictos son inevitables, incluso cuando los propietarios están alineados en su visión. Pueden desencadenar problemas profundos, pero también pueden surgir del simple hecho de que alguno de los miembros se preocupe demasiado por el negocio.

Aunque solemos relacionar “conflicto” con “algo malo”, no tiene por qué ser así. A veces puede ser bueno si sabemos cómo abordarlo de forma constructiva. Podemos salir fortalecidos de una crisis , impulsando la innovación y el crecimiento.

Pero antes de llegar a ese punto, es importante que vos y tu socio hablen sobre la manera en que van a resolver los conflictos. Adelantado. Imaginá dónde podría surgir el conflicto, antes de que ocurra, y creará un plan de acción.

Por ejemplo: si uno de ustedes es de hablar mucho y el otro quiere llegar al fondo del asunto rápido, ahí existe un potencial choque. Adelantate pensando una forma de estructurar las conversaciones que no terminen a los gritos. Pensá en cómo mejorar la comunicación en la empresa y, sobre todo, entre ustedes.

Hace un tiempo trabajé con un equipo de padre e hijo. Tenían un conflicto que era un serio obstáculo para el crecimiento de su negocio. Nunca se ponían de acuerdo acerca de las prioridades diarias. Es más, se atacaban mutuamente. Esto frenaba el trabajo del día y representaba una trabajo enorme para su progreso.

Siempre existen actividades para mejorar la comunicación en una empresa y, en consecuencia, las relaciones. Así que, en este caso, se nos ocurrió la siguiente solución…

Todas las mañanas, a las 8:30, los dos se reunirían por teléfono para hacerse las siguientes cinco preguntas: 

• Desde la última llamada… ¿Hay algún evento, tarea u objetivo al que debamos hacer seguimiento?

• ¿Qué necesidades de mí?

• ¿Qué necesito de vos?

• ¿Hay algo clave de lo que debamos hablar con los clientes?

• ¿Hay algún problema nuevo en el negocio que necesite atención inmediata?
  
  

Luego se enfocaron en su propio trabajo. Los resultados fueron increíbles. Desde que iniciaron esta rutina, nunca faltaron a esta reunión y los enojos desaparecieron. El trabajo empezó a fluir. También comenzó a crecer.

Las empresas fuertes se comunican bien. Es una de sus mayores fortalezas. Enfrentan las mismas dificultades que otras empresas, pero cuentan con estrategias para mejorar la comunicación organizacional . Esto las ayuda a salir adelante. Por eso es tan importante preguntarse (y responder) cómo mejorar la comunicación en la empresa.

4. Elegir al responsable de la toma de decisiones

La resolución de conflictos es una herramienta poderosa. Pero a veces, por muy bien que se comunican, no pueden llegar a un acuerdo. Por eso debemos definir quién decidirá en última instancia en este tipo de situaciones. ¿Por qué? Porque cuando hay que tomar una gran decisión, las emociones están a flor de piel y, por lo tanto, hay más lugar para el conflicto. Es más sencillo, eficaz y menos emocional, si está claro quién tomará esa decisión.

En una junta directiva de dos personas, las decisiones suelen recaer en el director general. Pero cuantos más socios estén involucrados, más difícil puede ser la situación y más preparada hay que estar.

Veamos el siguiente ejemplo para comprenderlo mejor:

Uno de mis clientes era una empresa familiar con seis socios -una pareja y sus cuatro hijos-. Había muchas personalidades que gestionar. Los padres querían jubilarse, pero sabían que debían elegir cuál de sus hijos sería el próximo director general. Se dieron cuenta de que si no lo decidieron, se pelearían entre ellos y, probablemente, acabarían con el negocio.

No era una decisión fácil, pero era una decisión muy importante para su negocio y su familia. Una vez que decidió quién sería el director general, los demás hermanos aceptaron sus nuevos roles y pudieron trabajar juntos en armonía.

5. Contar con un mediador que participe en las conversaciones de negocios.

En cualquier relación, es complejo ser sincero en los momentos difíciles (ya veces en los buenos también). Pero para tener un vínculo sólido -que pueda atravesar los altibajos normales del crecimiento de un negocio- es necesario que sean sinceros entre los socios, todo el tiempo. Si esto está siendo un desafío, busca ayuda. Contratá a un mediador que los ayude a establecer una charla sincera, manteniendo la cordialidad entre ustedes.

Una vez me tocó ser mediadora entre dos sociedades que, a su vez, eran primas. A través de los años, las prioridades de cada una han cambiado. Cada una accionaba desde sus intereses, sin comunicarse. Esto hizo que la relación se desgastara. Las emociones que sentían eran tan intensas que les impedían ver el negocio con objetividad.

Como mediadora, me reuní con cada una por separado y luego coordiné un encuentro con ambas. Esto les dio la oportunidad de ser sinceras, sin miedo a ser atacadas. Al mismo tiempo, me permitió ayudarlas a ver la situación con más objetividad. Ese punto de vista neutral era todo lo que necesitaban para superar ese bloqueo emocional.

Incluso las grandes parejas a veces necesitan ayuda para encontrar un terreno común y un espacio para mirarse sin juzgarse. Necesitan ver que, aunque sean personas muy diferentes, comparten la misma visión para la empresa y tiran hacia el mismo lado.

¿Cómo mejorar la falta de comunicación en una empresa?

Si antes de contratar a un mediador, prefiere intentar ustedes mismos mejorar la falta de comunicación, pueden probar con estas 5 técnicas que son muy sencillas de poner en práctica (pero tienen un gran impacto en las relaciones empresariales):

• Desarrollo de la empatía: es importante observar al otro para tratar de entenderlo, ponernos en sus zapatos. De esta forma, podemos saber cómo se siente y adaptar nuestras palabras para evitar ser hirientes.
• Contemplación e imitación: teniendo en cuenta que el 90% de nuestra comunicación la hacemos a través de nuestros gestos, un buen ejercicio es el “mirroring”. Se trata de observar el lenguaje corporal de un compañero e imitar sus gestos (cruzar las piernas, entrecruzar los dedos de las manos, una sonrisa…) para generar complicidad. Además, esto le permite ser consciente sobre cómo lo vemos.

• Contagiar la visión de la empresa: recordarles a tus socios el motivo por el cual están trabajando, ayuda a que se mantengan alineados. Además, debes demostrarles que son importantes para el proyecto y lo bien que hacen su trabajo. Para eso, deben entender el sentido de su rol y el rumbo de los nuevos proyectos.

• Seguimiento y repetición del mensaje: es fundamental que el mensaje llegue completo a todos los socios. Debemos evitar que se desvirtuen los comunicados y se produzcan malinterpretaciones que puedan repercutir en la ejecución del trabajo.

• Actividades en equipo: otra excelente opción para mejorar la comunicación, es sacar a la junta directiva de la empresa para que se interrelacionen como personas reales. Fuera del entorno laboral se pueden limar asperezas que en la oficina no hacen más que acrecentarse.
   

Conclusión: por qué es importante adoptar estrategias para mejorar la comunicación organizacional

Para que tu junta directiva esté alineada, cada socio necesita claridad de su rol, una visión compartida y reglas sobre cómo se relacionarán con los demás. Pero, sobre todo, necesitamos una comunicación reflexiva y constructiva. Con estas herramientas, alinearte en cómo construir tu negocio no solo es más sencillo, sino que se hace posible.

Los equipos pueden fortalecer su dinámica a través del proceso de mentoreo y coaching. Si tenés conflictos con tus socios y querés saber más sobre cómo puedo ayudarte a resolver esas diferencias, escribime . Recordá que solo una junta directiva alineada puede potenciar un negocio.

*Artículo inspirado en el blog Emyth