Dominá tu tiempo: 4 pasos para eliminar la procrastinación y aumentar la productividad

Dominá tu tiempo: 4 pasos para eliminar la procrastinación y aumentar la productividad

Dominá tu tiempo: 4 pasos para eliminar la procrastinación y aumentar la productividad

En el vertiginoso mundo empresarial, el tiempo es un recurso que parece escaparse de entre nuestros dedos con una rapidez impresionante. En medio del ajetreo y el constante flujo de tareas, la gestión eficaz del tiempo se convierte en la clave para el éxito sostenible. ¿Alguna vez te preguntaste cómo algunos empresarios logran conquistar sus agendas y aún tienen tiempo para alcanzar sus metas personales? En esta nota, te voy a contar el secreto para que vos también puedas lograrlo en solo 4 pasos y al fin puedas aprender a dominar cada minuto de tu día y recuperar el control de tu vida y tu emprendimiento.

Paso 1: Priorización y Planificación

Priorizá usando la Matriz de Eisenhower: ésta es una herramienta de gestión del tiempo y priorización desarrollada por el expresidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Esta matriz se utiliza para ayudar a las personas a tomar decisiones sobre cómo priorizar tareas y actividades en función de su importancia y urgencia. La matriz organiza las tareas en cuatro cuadrantes:

• Cuadrante I: Tareas Importantes y Urgentes (Hacer Ahora): Estas son las tareas que son tanto importantes como urgentes. Suelen ser tareas críticas que requieren atención inmediata, como una crisis en el trabajo o una emergencia personal. Deben abordarse de inmediato.

• Cuadrante II: Tareas Importantes pero no Urgentes (Planificar): Estas son tareas importantes pero que no tienen una fecha límite inmediata. Incluyen actividades como la planificación a largo plazo, la formación, la mejora de procesos y la inversión en relaciones. Si bien no son urgentes, son cruciales para el éxito a largo plazo y deben programarse y abordarse con tiempo.

• Cuadrante III: Tareas Urgentes pero no Importantes (Delegar): Estas son tareas que pueden parecer urgentes, pero en realidad no contribuyen significativamente a tus metas y prioridades a largo plazo. Pueden ser distracciones como llamadas telefónicas no planificadas o correos electrónicos no esenciales. La recomendación aquí es tratar de delegar estas tareas a otros si es posible o minimizar el tiempo dedicado a ellas.

• Cuadrante IV: Tareas ni Importantes ni Urgentes (Eliminar o Posponer): Estas son tareas que no son importantes ni urgentes. Suelen ser actividades que consumen tiempo y energía sin aportar valor significativo. La sugerencia aquí es evitar o posponer estas tareas en la medida de lo posible.

La clave de la Matriz de Eisenhower es ayudarte a reconocer la diferencia entre lo importante y lo urgente, y enfocarte en las tareas que tienen un impacto positivo a largo plazo en lugar de simplemente reaccionar a lo que parece urgente en el momento. Al utilizar esta herramienta, podrás tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar tu tiempo y recursos de manera más eficaz, lo que te ayudará a aumentar tu productividad y lograr tus metas de manera más eficiente.

Planificá y evitá la procrastinación usando la Técnica Pomodoro: ésta es una estrategia de gestión del tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. Su nombre proviene de la palabra italiana "pomodoro", que significa "tomate", debido al uso de un temporizador de cocina en forma de tomate que Cirillo solía utilizar cuando desarrolló esta técnica. La técnica Pomodoro es ampliamente utilizada para mejorar la productividad y la concentración. Así funciona:

• Elegir una tarea: Comenzá seleccionando la tarea que deseas completar. Esta técnica es válida para cualquier tarea que requiera tu atención, ya sea trabajo, estudio o cualquier actividad en la que necesites concentrarte.

• Configurar el temporizador: Luego, establecé un temporizador para un período de tiempo específico, típicamente se utilizan 25 minutos. A este intervalo se le llama "pomodoro". Durante este tiempo, te comprometes a trabajar exclusivamente en la tarea seleccionada sin distracciones.

• Trabajar sin interrupciones: Una vez que el temporizador se pone en marcha, te vas a concentrar completamente en la tarea. Es importante evitar cualquier distracción durante el pomodoro, como revisar correos electrónicos, redes sociales o mensajes de texto.

• Tomar un descanso corto: Cuando el pomodoro termina, tomá un breve descanso de 5 minutos para relajarte. Estos descansos son cruciales para recargar tu energía y evitar la fatiga mental.

• Repetir el ciclo: Después del descanso, regresá a otra sesión de 25 minutos de trabajo ininterrumpido (un nuevo pomodoro). Continuá este ciclo de trabajo de 25 minutos seguido de un descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro pomodoros, tomá un descanso más largo de 15-30 minutos.

La técnica Pomodoro se basa en la idea de que los intervalos cortos de trabajo concentrado son más efectivos que largas horas de trabajo ininterrumpido. Al dividir tu tiempo en pomodoros, te obligás a mantenerte enfocado durante un período breve y a tomar descansos regulares, lo que ayuda a mantener la frescura mental y la productividad a lo largo del día. 

Esta técnica es especialmente útil para personas que luchan con la procrastinación o la falta de concentración. También podés adaptar la duración de los pomodoros y los descansos según tus necesidades y preferencias, siempre y cuando mantengas el principio básico de trabajo enfocado seguido de descansos regulares.

Paso 2: Delegación Inteligente

Delegación por Fortalezas: Esta estrategia implica asignar tareas a los miembros del equipo en función de sus fortalezas y habilidades individuales. Esto maximiza la eficiencia y la calidad del trabajo realizado, ya que cada miembro se centra en lo que hace mejor. Si querés saber más sobre cómo delegar de forma efectiva leé esta nota de nuestro blog

Ejemplo: Si tu empresa está dedicada al marketing, podes asignar a uno de tus colaboradores que sea experto en redes sociales la tarea de administrar las cuentas de las redes sociales, mientras que asignas a otro colaborador con experiencia en diseño gráfico para la creación de contenido visual.

Beneficio: Al delegar de esta manera, aprovechas las habilidades únicas de tu equipo y aumentás la productividad y calidad de los resultados.

Automatización de Tareas Repetitivas: Utiliza herramientas y software para automatizar tareas rutinarias y repetitivas. Esto libera tiempo valioso que podés dedicar a tareas más estratégicas.

Ejemplo: Si te dedicas a ventas, podés utilizar un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para automatizar el seguimiento de clientes potenciales y el envío de correos electrónicos de seguimiento.

Beneficio: La automatización reduce la carga de trabajo repetitiva, lo que te permite enfocarte en tareas de mayor valor y estrategia.

Paso 3: Eliminación de Distracciones

Técnica de Bloqueo de Tiempo: Esta técnica de time blocking consiste en asignar bloques específicos de tiempo para realizar tareas sin interrupciones. Durante estos bloques, te concentras únicamente en la tarea asignada y evitarás cualquier distracción.

Quizás esta técnica pueda parecerte similar a la Técnica Pomodoro que detallamos en el paso anterior, porque son dos enfoques de gestión del tiempo que comparten el objetivo de aumentar la productividad, pero difieren en su estructura y aplicación. Te cuento 4 puntos distintivos del Time Blocking

• Flexibilidad en la duración: El bloqueo de tiempo no está necesariamente restringido a intervalos fijos, como los pomodoros. Podés configurar tus bloques de tiempo según tus necesidades y preferencias. Pueden variar en duración, desde unos pocos minutos hasta horas.

• Enfocado en tareas o proyectos: Los bloques de tiempo se utilizan para asignar un período específico a una tarea o proyecto en particular. No necesariamente requieren una división estricta de trabajo y descanso.

• Menos cronometrado: Aunque el bloqueo de tiempo implica la planificación de tu día en intervalos, no siempre implica un cronometraje riguroso de cada minuto. Puede haber más flexibilidad para ajustar la duración de un bloque si una tarea toma más tiempo de lo previsto.

• Mayor enfoque en planificación: El bloqueo de tiempo a menudo se centra en la planificación anticipada de tu día o semana, identificando cuándo trabajarás en tareas específicas. Se enfoca en la gestión del tiempo de manera estratégica.

Ejemplo: Si trabajas desde casa, podés establecer un bloque de tiempo de 2 horas por la mañana para completar un informe importante y apagar todas las notificaciones durante ese período. 

Beneficio: La técnica de bloqueo de tiempo te ayuda a mantener la concentración y a completar tareas de manera más eficiente al minimizar las interrupciones.

Gestión de Notificaciones: Desactivar notificaciones innecesarias en tus dispositivos móviles y computadora es fundamental para eliminar distracciones. Establece momentos específicos para revisar correos electrónicos y notificaciones, en lugar de responder inmediatamente a cada alerta.

Ejemplo: Silencia las notificaciones de redes sociales y configura una hora específica del día para revisar tus perfiles.

Beneficio: La gestión de notificaciones te permite mantener el enfoque en tus tareas principales y reducir la tentación de distracciones constantes.

Paso 4: Maximización del Tiempo Libre

Planificación de Tiempo Libre: Programar momentos de descanso y tiempo libre en tu agenda es esencial para recargar energías y evitar el agotamiento. Esto puede incluir tiempo para hacer ejercicio, meditar, leer o simplemente descansar.

Ejemplo: Reservá 30 minutos al final de cada día para desconectar y reflexionar sobre tus logros y metas.

Beneficio: El tiempo libre planificado contribuye a una mejor salud mental, mayor creatividad y reducción del estrés.

Formación Continua: Dedicar tiempo a aprender nuevas habilidades y estrategias de productividad es esencial para el crecimiento personal y profesional. Esto puede incluir la inscripción en cursos en línea, la lectura de libros o la participación en talleres.

Ejemplo: Invertí una hora cada semana en aprender sobre nuevas tecnologías o estrategias de gestión del tiempo.

Beneficio: La formación continua te mantiene actualizado y te ayuda a mejorar tus habilidades, lo que puede traducirse en un mayor éxito profesional.

Al aplicar estas estrategias de gestión del tiempo de manera efectiva en tu vida profesional y personal, podrás liberar tiempo valioso, mejorar la eficiencia y alcanzar tus metas con mayor facilidad. La gestión del tiempo no solo es una habilidad empresarial, sino también una herramienta poderosa para mejorar tu calidad de vida en general.

Si deseás llevar tu productividad al siguiente nivel y recibir orientación personalizada sobre cómo aplicar estas estrategias en tu vida, ¡no dudes en contactarme para una mentoría uno a uno! Estoy aquí para ayudarte a alcanzar tus objetivos y dominar tu tiempo de manera efectiva.