Matriz de Eisenhower: la técnica de organización que usan los empresarios más exitosos

Matriz de Eisenhower: la técnica de organización que usan los empresarios más exitosos

Dwight Eisenhower fue el 34º Presidente de los Estados Unidos, con dos mandatos entre 1953 y 1961. En un discurso de 1954, dijo:

“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. 

De esta idea nace su estrategia de productividad más famosa: la matriz de Eisenhower. Pero, ¿qué es la matriz de Eisenhower? Es una herramienta para la toma de decisiones que te va a ayudar a organizar y priorizar las tareas según su urgencia e importancia. De esta forma, vas a poder establecer tus rutinas de trabajo de forma eficiente. La idea es dividir estas tareas en cuatro categorías: las que realizarás primero, las que programarás para más tarde, aquellas que delegarás y las que eliminarás.

Eisenhower, aplicando esta técnica, logró mantener su productividad durante décadas. Su rendimiento fue considerado uno de los mejores que se puede imaginar. Por este motivo, muchísimas personas estudiaron sus métodos de gestión del tiempo.

En este artículo te explicaremos cómo crear una matriz de Eisenhower y te daremos algunos tips para priorizar tus tareas o las de tu negocio. 

Cómo usar la matriz de Eisenhower 

La estrategia para pasar a la acción y organizar tus tareas es sencilla. Usando la matriz de decisiones que aparece a continuación, podés separar tus acciones en función de cuatro posibilidades:

1. Urgente e importante (tareas que harás inmediatamente)
2. Importante, pero no urgente (tareas que programarás para hacer más tarde)
3. Urgente, pero no importante (tareas que delegarás en otra persona)
4. Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás)

Lo mejor de esta matriz es que puede utilizarse para casi todo. Por ejemplo, "¿Cómo debo emplear mi tiempo cada semana?", o incluso para planes diarios más pequeños, "¿Qué tengo que hacer hoy?".

A continuación, te comparto un ejemplo de cómo se ve la matriz de Eisenhower que hice para mí:

Armá tus cuatro cuadrantes

Ahora que ya tenés un ejemplo, voy a explicarte en 5 pasos cómo se hace una matriz de Eisenhower. 

1. Establecé tus cuadrantes

Teniendo en cuenta los 4 cuadrantes que te presenté antes (urgente, no urgente; importante, no importante), escribí una lista de todas las tareas que tenés pendientes. Aún no completes los cuadrantes, lo vamos a hacer juntos.

2. Clasificá tus tareas basándote en los cuadrantes

Ahora sí, vamos a priorizar tus tareas. Analizá qué es lo que debés hacer (ahora mismo), qué es lo que debés planear (en un tiempo determinado), qué necesitás delegar (asignar a alguien de tu equipo) o eliminar (aunque a simple vista parecía que si, no es una tarea que te acerque a tus metas).

3. Aprendé a delegar

Uno de los grandes desafíos que vas a tener al momento de aplicar la matriz de Eisenhower es cómo delegar tareas. Para ello, escribí un ebook de “Delegación 100% efectiva” dónde vas a encontrar todos los pasos para hacerlo con seguridad y de manera efectiva.

4. Implementá la matriz Eisenhower en un Excel

Diseñarla en un Excel (o la herramienta de planificación digital que te resulte más cómoda) te va a permitir sistematizar y gestionar las tareas de manera online con tu equipo de trabajo. Aunque cada persona establezca la matriz para sus propias responsabilidades, también es posible usarla para la gestión del trabajo de equipos completos. ¿Adivinás que es lo primero que vas a eliminar? Exacto, las reuniones excesivas.

5. Enfocá tus esfuerzos de manera efectiva

Planificar la matriz es lo que te va a ayudar a que veas cuál es esa tarea que debes resolver rápido y cuál puede planearse con más tiempo. Como resultado, vas a concentrarte mejor, liberarte de estrés, y hacer cada tarea sin interrupciones ni descuidos.

Diferenciá entre urgente e importante usando la Matriz Eisenhower

Las tareas urgentes son las que sentís que tenés que reaccionar. Por ejemplo: correos electrónicos, llamadas telefónicas, textos, noticias. En palabras de Brett McKay,

"Las tareas importantes son cosas que contribuyen a nuestra misión, valores y objetivos a largo plazo".

Separar estas tareas es bastante simple de hacer una vez, pero hacerlo continuamente puede ser difícil. Esta es la razón por la que me gusta tanto la Matriz Eisenhower: nos proporciona un marco claro para tomar las decisiones una y otra vez. Y, como todo en la vida, aquello que repetimos a diario lo terminamos convirtiendo en hábito. Una vez creado el hábito, lo harás de manera intuitiva y, probablemente, sin necesitar la matriz. Sin embargo, para comenzar, apoyate en ella.

Eliminá antes de optimizar

La forma más rápida de hacer algo es eliminar esa tarea por completo. No hay forma más rápida de hacer algo que no hacerlo. Obligate a tomar decisiones difíciles y eliminá cualquier tarea que no te lleve hacia tu misión, tus valores y tus objetivos.

Con demasiada frecuencia, usamos la productividad, la gestión del tiempo y la optimización como excusa para evitar la pregunta difícil: "¿Necesito hacer esto?". Es mucho más fácil decidir no hacer esa tarea que presionarte diciéndote a vos mismo que “necesitás” ser un poco más eficiente.

Si es una tarea que podemos evitar hacer… ¿Por qué insistimos en hacerla? Porque a todos los seres humanos nos cuesta eliminar aquellas tareas que nos sentimos cómodos haciendo. Este es el motivo por el cual nos resistimos también a automatizar tareas o delegar. Nos cuesta renunciar a la satisfacción que nos generan. Aunque se siente bien, no es el mejor uso de tu tiempo.

Como dice Tim Ferriss, 

"Estar ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acción indiscriminada".

Creo que la Matriz de Eisenhower es útil porque nos empuja a cuestionarnos si una acción es necesaria. En otras palabras, ayuda a identificar las tareas que tenés que eliminar, moviéndolas hacia el cuadrante “Eliminar”.

Si tan solo soltarás algunos pendientes, eliminándolos, delegándolos y automatizándolos, tal vez no necesitarías ningún consejo sobre cómo ser más productivo. Solo tendrías en tu agenda las actividades que determinan tus resultados y, además, que es importante que las hagas vos (suelen ser pocas).

Identificá tu objetivo

El secreto es el siguiente: puede ser difícil eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo si no estás seguro de cuál es tu objetivo.

Según mi experiencia, hay dos preguntas que pueden ayudarte a distribuir tus tareas en la Matriz de Eisenhower:

1. ¿Para qué estoy trabajando?
2. ¿Cuáles son los valores fundamentales que impulsan mi vida?

Hacete estas preguntas para aclarar las áreas no negociables en tu vida. Es decir, aquellas metas o resultados que si o si querés alcanzar y no negociarías renunciar a ellas. Una vez que identifiques esto, decidir qué tareas hacer y cuáles eliminar va a ser mucho más sencillo porque vas a tener claro lo que es importante para vos. 

Y recordá: nada es magia, ni existen soluciones perfectas. La Matriz de Eisenhower es una herramienta de toma de decisiones útil para aumentar tu productividad y eliminar las tareas y hábitos que te quitan energía mental, te hacen perder tiempo y rara vez te hacen avanzar hacia tus objetivos.

*Artículo inspirado en el blog James Clear