Sistematizar tu negocio es clave para crecer en 2024

Sistematizar tu negocio es clave para crecer en 2024

¿Alguna vez te sentiste desbordado por tu negocio? En esta nota te voy a revelar por qué la preparación de un sistema es clave para el éxito empresarial.

Es común que muchos empresarios y profesionales autónomos se encuentren en un punto de su carrera en el que sienten que han perdido el control de su negocio. A pesar de sus esfuerzos por supervisar cada detalle, la realidad es que enfrentar imprevistos es inevitable. Desde un repentino y abrumador aumento en las ventas hasta conflictos con clientes, crisis inesperadas o la integración de nuevos colaboradores en el negocio, todas estas situaciones pueden poner a prueba la estabilidad de un emprendimiento.

Estos son solo algunos ejemplos de los desafíos que pueden surgir en el camino de un empresario. En cada caso, tanto el líder como su equipo se ven obligados a realizar un esfuerzo adicional para mantener el rumbo. Sin embargo, más allá de la capacidad de reacción, es fundamental que la empresa cuente con bases sólidas que le permitan mantenerse firme frente a la adversidad y seguir avanzando hacia sus objetivos.

En los momentos de crisis o de cambio es cuando se demuestra que el negocio funciona como un sistema perfecto. Si tu empresa cuenta con una buena sistematización, va a poder seguir funcionando si vos no estás, si vienen personas nuevas al equipo, si tenés que afrontar imprevistos o simplemente si deseás irte de vacaciones.

¿Qué significa sistematizar?

La sistematización de negocios es el proceso de identificar, documentar y optimizar todos los aspectos de tu operación empresarial. Consiste en crear procedimientos claros y eficientes para cada tarea y proceso, desde la captación y atención al cliente hasta la gestión de inventario y la contabilidad.

Y para definir, esos procesos o sistemas tienen que estar por escrito. Si un determinado proceso está solo en tu cabeza, o solo uno de tus empleados sabe hacerlo, entonces estás en problemas.

Ventajas de la sistematización

• La sistematización es mucho más que un simple proceso operativo; representa la diferencia entre una empresa sólida y un profesional autónomo. Si bien muchos empresarios reconocen su importancia cuando surgen problemas, la clave reside en abordar la sistematización antes de que se presente una crisis. Es un paso fundamental para el crecimiento de tu negocio.
• Independencia: la sistematización permite que tu empresa funcione de manera eficiente incluso en tu ausencia. ¿Acaso iniciaste tu emprendimiento para tener una peor calidad de vida que cuando estabas bajo relación de dependencia? No desees ser esclavo de tu negocio; es crucial que tu empresa pueda operar sin depender exclusivamente de vos. La sistematización te brinda la libertad de tomarte vacaciones o enfrentar contratiempos sin que ello afecte el funcionamiento del negocio.
• Integración ágil de nuevos colaboradores: cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo, contar con una documentación clara y accesible es invaluable. En lugar de tener que enseñar cada detalle sobre la marcha, proporcionar material documentado facilita que el nuevo colaborador se ponga al día rápidamente y pueda contribuir al equipo de manera efectiva.
• Mejora de calidad y reducción de costos: La documentación detallada de los procesos facilita la identificación de desviaciones y la detección temprana de posibles problemas. Además, al revisar regularmente estos procesos, podrás introducir cambios y mejoras según sea necesario, lo que resulta en una mejora continua de la calidad y la eficiencia operativa.
• Resiliencia empresarial: la sistematización actúa como un chaleco salvavidas durante momentos de crisis. Permite que la empresa continúe operando con normalidad, incluso ante situaciones imprevistas como fallas en el stock, problemas de suministro o quejas de clientes. Establecer sistemas de contingencia específicos para estas eventualidades proporciona una mayor tranquilidad y capacidad de respuesta frente a los desafíos.

Un ejemplo de sistematización efectiva: El Caso de Starbucks

Las franquicias son excelentes ejemplos de sistematización en la práctica. Este modelo de negocio se centra en replicar una experiencia consistente en diferentes ubicaciones geográficas, lo que requiere una estandarización meticulosa de todos los procesos.

Un caso emblemático de esta eficacia sistematizada es la cadena Starbucks. Sin importar si visitas una de sus sucursales en Buenos Aires, Madrid o Nueva York, la experiencia será siempre la misma. Desde el sabor de tu café hasta la atención al cliente, cada aspecto está cuidadosamente diseñado para ofrecer consistencia y calidad en cada visita.

Cuando entrás a un Starbucks, te reciben con un saludo amable y toman tu pedido de manera eficiente. Los baristas, capacitados meticulosamente, siguen recetas precisas para garantizar que cada bebida tenga el mismo sabor excepcional, sin importar la ubicación. Te ofrecen opciones adicionales y te preguntan tu nombre, creando así una experiencia personalizada y acogedora.

Una vez que tu bebida está lista, el barista te llama por tu nombre y te entrega tu pedido con unas palabras amables, añadiendo un toque humano que hace que cada visita se sienta especial. Aunque este proceso pueda parecer rutinario debido a su familiaridad, cada paso está cuidadosamente diseñado para garantizar la coherencia y la calidad en cada interacción con el cliente.

El éxito de Starbucks no se debe simplemente a la calidad de su café, sino también a su capacidad para sistematizar cada aspecto de la experiencia del cliente. Desde el momento en que entrás por la puerta hasta que recibís tu bebida, cada detalle está cuidadosamente orquestado para brindar una experiencia única en todas las ubicaciones del mundo.

Llevando el ejemplo a la práctica

Quizás tu empresa no es una franquicia, incluso puede suceder que tu empresa seas vos mismo haciéndolo casi todo solo. Aun así, estoy segura de que podes diferenciar las distintas áreas de trabajo. Por ejemplo: las compras, la atención a clientes, la administración, el marketing, etc. En función de tu negocio tendrás unas áreas u otras, ya que no es lo mismo una empresa que fabrica y vende productos, que otra que solo ofrece servicios. Sin embargo, sin importar el tipo de negocio que tengas, podrás seguir estos pasos clave para sistematizar y optimizar tus procesos:

• Dividí tu negocio por áreas:

Identificá y delimitá las diferentes áreas de tu negocio, desde la producción hasta las ventas y el servicio al cliente.

• Identificá los procesos básicos:

Para cada área identificada, determiná los procesos fundamentales y las tareas clave que deben llevarse a cabo para el funcionamiento eficiente de tu negocio.

• Documentá los procesos:

Documentá de manera clara y detallada cada proceso identificado, incluyendo los pasos específicos a seguir, los responsables de cada tarea y cualquier otro detalle relevante.

• Probá y delegá:

Una vez documentados, poné a prueba estos procesos para asegurarte de su eficacia y luego delegá las tareas correspondientes a los miembros adecuados de tu equipo, si los tenés.

• Analizá y mejorá continuamente:

Realizá un seguimiento regular de tus procesos, analiza su eficiencia y busca constantemente formas de mejorarlos. No olvides actualizar la documentación según sea necesario para reflejar cualquier cambio o mejora.

Al seguir estos pasos y comprometerte con la sistematización de tu negocio, estarás sentando las bases para un crecimiento sostenible y una operación más eficiente, independientemente de la naturaleza de tu empresa.

En conclusión, la sistematización de tu negocio no es un lujo, sino una necesidad imperativa en el entorno empresarial actual. 

Comenzá hoy mismo dividiendo tu negocio por áreas, identificando los procesos básicos, documentándolos, testeándolos y delegándolos, y finalmente analizalos y actualizalos de forma continua.

¿Estas listo para sistematizar tu negocio y llevarlo al siguiente nivel? ¡No esperes más! Si necesitas ayuda, ¡no dudes en contactarme! Juntos podemos hacer que tu negocio alcance su máximo potencial.

Si no sabés por dónde empezar a sistematizar, el mejor lugar es por tus números, entendiendo las ventas cada mes.  En este video, te cuento cómo hacerlo.