5 pasos para simplificar procesos en tu empresa y potenciar tu productividad

5 pasos para simplificar procesos en tu empresa y potenciar tu productividad

Existen cinco habilidades de liderazgo: simplificar , delegar , predecir, sistematizar y estructurar. 

Hoy te voy a hablar de la primera de ellas. La capacidad de simplificar procesos del negocio suele ser la habilidad de liderazgo más difícil de dominar (sobre todo si la empresa está en expansión).

Pero, ¿ por qué simplificar procesos ? Contar con fallas en esta habilidad afecta a la productividad y el enfoque del equipo. Y determina, en última instancia, la rapidez con que la empresa puede crecer.

Las fallas en esta habilidad aparecen cuando los líderes nos creemos “expertos” en una tarea y olvidamos que nosotros también pasamos por un proceso de aprendizaje con pruebas y errores. Al delegar el trabajo, no recordamos el paso a paso con el que nosotros aprendimos.

Solo tenemos presente la fluidez con la que hoy en día realizamos las tareas. Pretendemos que nuevos miembros en solo algunos días ya estén haciendo el trabajo con la misma fluidez. Esto presenta una dificultad para transmitir cómo funciona el área en dónde va a incorporarse una persona nueva. 

Debemos tener presente que todos aprendamos por partes de cualquier trabajo complejo, antes de comprender el flujo completo. 

Imaginá que comprás un electrodoméstico nuevo y aún no entiendes cómo funciona: ¿a dónde vas a buscar información? ¡Exacto! Todo manual. Un instructivo cumple la función de explicar paso a paso cómo armarlo y cómo usarlo. Pero llegó un momento… ¡Ya no lo necesitás! Porque tu mente interrelacionó todos esos pasos y automatizó su uso. Genial, ¿verdad?

Lo mismo pasa en tu negocio. Sin embargo, si falta el manual interno de la empresa, ¿cómo sabemos que estamos haciendo bien las cosas? ¿Cómo sabemos cuál es ese paso a paso que tenemos que interiorizar?

Poner a una persona del área a enseñar un trabajo, da lugar a muchas fallas internas porque cada colaborador lo explicará de manera diferente. Además, implica que esa persona destina parte de su tiempo y energía a capacitar en lugar de continuar aportando valor a los clientes. Lo mejor es documentar el proceso para que cada integrante que se suma al equipo tenga una hoja de ruta clara de cómo hacer sus tareas.

Simplificar procesos no significa perder claridad, ni dejar de capacitar

Cuando hablamos de simplificar, muchos dueños de negocios piensan en “eliminar tareas”. Una de las que suelen eliminar con frecuencia es la capacitación porque suponen que los profesionales que contratan saben hacer su trabajo.

Sin embargo, no importa cuantos años de experiencia te presenten en un currículum. Una persona que se acaba de incorporar a tu equipo, por más experiencia que tenga, no conoce los flujos de trabajo de tu empresa. Por eso es importante contar con herramientas para simplificar procesos que, por un lado, nos ayuden a ganar claridad en cómo hacer cada tarea y, por otro, agilicen la dinámica diaria de capacitación en nuestra empresa. Sin pasos de más, pero tampoco eliminando las instancias necesarias.

Así, a la hora de capacitar a nuestros equipos, seremos cada vez más eficientes.

¿Cómo simplificar las tareas y para qué?

Pensalo como un habito. Creamos hábitos para automatizar nuestro comportamiento y ser más eficientes. Simplificar procesos en una empresa implica que elijas como disminuir la cantidad de esfuerzo que se invierte en una tarea.

Cuando profundizamos en la dificultad de las empresas para simplificar procesos, descubrimos que hay muchos puntos a atacar:

• Documental los procesos de trabajo. 
• Hacer una mejor inducción a cada uno de los integrantes del equipo.
• Verificar la correcta comprensión del proceso de trabajo.

Describir tus procesos es la forma de empezar a ordenarlos.   Al simplificar procesos en tu negocio, das a todos los miembros del equipo las mismas herramientas y un lenguaje común.

Si te preguntás de qué manera armar tu instructivo…

Te cuento en 5 pasos cómo simplificar procesos en una empresa.

1. Dividí las tareas y fijá un objetivo

Dividí las tareas en grupos pequeños y clasificalas. Esta clasificación te va a dar un panorama más claro acerca de las diferentes categorías o áreas en las que debes definir procesos. Antes de empezar a crear el proceso de una tarea, define muy bien qué quieres conseguir y decidí si de esa forma es la mejor manera de lograrlo.
 

Saltearte este paso es trabajar sin un objetivo claro . Imagina una película de ficción dónde el personaje principal pasa todo el tiempo por los mismos lugares hasta que se da cuenta de que está caminando en círculos. Así se ven las empresas cuando no definen objetivos y no saben hacia dónde van.

Por eso el primer paso, el más importante para simplificar cualquier tarea, es tener muy claro qué se quiere conseguir.

2. Al simplificar procesos en tu empresa, haz un seguimiento continuo

Colocar fechas límites o “deadlines” es crucial. Debe verse como un plan dividido por pasos y con un tiempo asignado para cada tarea, hasta llegar a la revisión final. Esto te permitirá calcular fechas de entrega realistas y, mediante el seguimiento correspondiente, asegurarte de que tu equipo está cumpliendo con el plan de acción trazado. En caso de que haya demoras, podrás identificar dónde se produce y el motivo.

También es importante que hagas revisiones periódicas para descubrir fallas o fragilidad en los procesos, pero sobre todas las redundancias.

3. Aprovechá la tecnología como herramienta para simplificar procesos

Estamos en un contexto de avance tecnológico dónde “todo está inventado”. Aprovechar las plataformas digitales, aplicaciones y herramientas a las que tenemos acceso te va a permitir “olvidarte” hasta cierto punto de los ajustes manuales que toman tanto tiempo. Automatizar tareas, apoyándote en la tecnología disponible, va a dejar espacio para que te concentres en otras partes de tu negocio que requieren control exclusivo e inteligencia humana.

4. Utilizá datos y trabajá con números

¿Alguna vez escuchaste la frase “lo que no se mide no existe”? Para simplificar procesos en tu empresa es clave recolectar datos que te muestren avances o te ayuden a detectar errores. Trabajar sin cifras a la vista se traduce en esfuerzo extra , ya que no vemos aquello que podemos optimizar.

5. Cómo simplificar procesos sin meter la pata: eliminá pequeños datos y testeá

La única manera de saber si lo que estás aplicando funciona, es probarlo. Experimentar no tiene por qué ser un gran riesgo.

Para simplificar procesos eliminando tareas, es importante que lo hagas de manera controlada. Identificá aquellas partes del flujo de trabajo que creés que son innecesarias y comprobá tu teoría haciendo un experimento. No intento eliminar partes muy grandes, ni de forma definitiva, sin antes testearlo.

No siempre las cosas funcionan como creemos. A veces la realidad nos demuestra que funcionan diferente a como imaginábamos en nuestra cabeza.

Comparará resultados con los datos del paso anterior y, entonces sí, tomará decisiones. 

Llegar a ser lo mejor posible como líder significa ser un experto simplificador. Enseñar a tu equipo a seguir procesos acelerará tu camino hacia una empresa sólida , más sencilla, eficiente y escalable.

*Artículo inspirado en el blog EOS