Gestioná tu agenda como empresario ocupado

Gestioná tu agenda como empresario ocupado

Si hay algo en lo que todos los empresarios están de acuerdo es en lo valioso que es el tiempo y lo importante que es saber gestionarlo. La jornada laboral muchas veces no está planificada, se encuentra llena de distracciones e incendios. Esto te lleva a que casi siempre surja "una cosa más" que te obliga a quedarte después de la hora que habías planeado terminar tu día laboral.

Para desarrollar habilidades empresariales más sólidas que te permitan crecer, es necesario cambiar la forma en que usás tu tiempo . Priorizando el trabajo estratégico podrás llevar tu negocio al éxito . Te cuento cómo hacerlo en cuatro pasos:

1. Llevá un registro diario del tiempo

No podés cambiar lo que no ves . Para desarrollar mejores hábitos de gestión, primero tenés que descubrir la verdad sobre en qué hoy invierte tu tiempo. 

Para esto, te propongo un ejercicio : Durante al menos dos semanas, llevarás un registro de tiempo diario a fin de controlar qué actividades se desarrollan a lo largo de tu jornada laboral. Anota todo lo que haces.

El objetivo es simple: recoger datos . Por eso, es importante que no haya censuras lo que anotás . Todo lo que hagas a lo largo del día te va a mostrar un patrón, tu patrón de comportamiento.

Podés utilizar nuestra guía de los 5 pasos de la mentalidad empresarial donde tendrás acceso a una plantilla para volar tus actividades minuto a minuto.

Tu registro de tiempo personal debe tener cinco columnas que incluyan:

• Hora: la hora exacta en que comienza y termina una actividad.
• Duración: la cantidad de tiempo que dedicarás a la actividad antes de que te interrumpan o que pases a la siguiente tarea.
• Descripción de la actividad: unas palabras que describen la actividad que estás realizando.
• Categoría: la categoría relevante de la actividad (por ejemplo, administración, ventas, finanzas, etc.).
• Tipo de trabajo: trabajo estratégico frente a trabajo táctico (es decir, tareas que aportan al crecimiento de la empresa a largo plazo, frente a tareas operativas del día a día).

Este proceso quizás te resulte difícil e incómodo al principio, pero te prometemos que te acostumbrás en menos tiempo del que imaginas. Incluso puede que lo encuentres valioso para crear el hábito de supervisar en qué estás usando tu tiempo y optimizar cada vez más tu rutina.

2. Analiza tu rutina diaria

Al cabo de dos semanas, tendrás suficientes datos en tu registro de tiempo diario para reconocer patrones. La mejor forma de observar estos datos es hojearlos, analizarlos y resumirlos . Cuando lo hagas, preguntate:

• ¿Cuántos datos registraste en un día? ¿Variarían mucho de un día a otro? 
• ¿Hay muchos datos en menos de 15 minutos? 
• ¿Qué tendencias de actividades o categorías de trabajo son más frecuentes por la mañana, por la tarde o en determinados días de la semana? 
• ¿Cuánto tiempo dedica al trabajo estratégico frente al táctico?

Una simple vista, podrás descubrir que tus horas productivas son muchas menos de las que pensabas. O tal vez llegues a la conclusión de que ciertas tareas te están costando más y serían más estratégicas delegarlas a otra persona. Comprobar esto te ayudará a elegir con mayor atención cómo y dónde emplear tu tiempo.

3. Desarrollará mejores habilidades de gestión del tiempo

Analizando los patrones que ves en tu registro de actividades, ¿reconocé los elementos que te robaron el tiempo? Podría ser, por ejemplo, los empleados sin formación, el exceso de correos electrónicos, las llamadas telefónicas de los clientes, los equipos rotos o tu propia tendencia a distraerte.

Para gestionar bien tu tiempo, primero tenés que reconocer cuál es ese hecho que interrumpe la actividad en la que deberías estar centrada . Luego, deberás desarrollar técnicas de gestión del tiempo que eliminen esas distracciones. Por ejemplo, si siempre te ves obligado a responder a las llamadas espontáneas de los clientes, acostúmbrate a no contestar el teléfono. Podrías tomar el mensaje y luego delegar la llamada a otra persona o devolverla durante un período de tiempo que hayas establecido para eso.

Acá te dejo otras técnicas que podés probar para aprovechar al máximo tus días:

• Aprender a decir “no”.
• Delegar todo lo que puedas.
• No sobrecargues tu agenda , establece prioridades.
• Programar una hora al día para el trabajo estratégico.
• Utilizar los tiempos muertos de forma productiva (leyendo, escuchando podcast para aprender sobre cierto tema…).

4. Prioriza el trabajo estratégico en tu rutina diaria

La mayoría de las personas creen que no pueden lograr todas las tareas que se proponen en un solo día. Te cuento porqué: seguro conocés la sensación de crear una lista infinita e interminable de tareas con todo aquello que te gustaría conseguir. Pero dentro de esa lista, ¿diferencias las tareas que si o si tienes que hacer, de las menos importantes?

El objetivo de establecer una rutina diaria es identificar cuáles son tus tareas prioritarias . Esa tarea que si la haces, tu día está hecho.

Para comenzar, te sugerimos que enumeres tus prioridades de manera semanal. Tu lista debe incluir de 3 a 5 prioridades. También, anotá de qué otra actividad depende de cada una de esas tareas o proyectos (si así fuese), incorporará los recursos y la información que necesita, y si alguien más participa en la tarea. 

Una vez que tengas atención tu lista de prioridades semanales, presta de que efectivamente sean las tareas esenciales para cumplir tus objetivos. En resumen, tu programa diario debe incluir:

• Prioridades altas: de tres a cinco tareas de las que debes ocuparte ese día sí o sí.
• Prioridades secundarias: de tres a cinco tareas de las que te ocuparías solo si te queda tiempo después de haber cumplido con las tareas de alta prioridad.
• Personas: todas las personas con las que tengas que ponerte en contacto hoy.
• Comunicación: las llamadas telefónicas, los correos electrónicos o las reuniones esenciales .
• Tiempo no estructurado: úsalo para trabajar en la estrategia de tu negocio o para tomarte un descanso necesario.

También tené en cuenta en qué momento del día te encontrás con más energía o concentración para realizar determinadas tareas.

Es probable que tu planificación no salga impecable a la primera y que al principio sigas teniendo algunas fugas de tiempo. Lo importante es que hoy mismo comienza a aplicar estos 4 pasos, te equivoques y vayas ajustando hasta llegar a tu rutina ideal.

*Inspirado en el blog Emyth