¿Sentís que tus días no rinden? Gestioná tu tiempo de trabajo de forma más efectiva

¿Sentís que tus días no rinden? Gestioná tu tiempo de trabajo de forma más efectiva

Si hay algo en lo que todos los empresarios pueden estar de acuerdo es en lo valioso que es el tiempo: nunca es suficiente. La mayoría de los dueños de negocio no estructuran sus semanas. Esto termina en días llenos de distracciones e incendios y, a menudo, al final de la jornada se presenta "una cosa más" que los mantiene trabajando hasta altas horas. 

Terminan dedicando mucho más tiempo de su día al trabajo del que querían.

Para crecer, necesitás dirigir tu empresa con mentalidad empresaria. Para tener una mentalidad empresaria, tenés que cambiar la forma en que usás tu tiempo priorizando el trabajo estratégico por sobre apagar incendios. Pero como sé que es un cambio que cuesta, te muestro cómo hacerlo.

Ver para cambiar: llevá un registro diario del tiempo.

No podés modificar lo que no ves. Para desarrollar mejores rutinas, primero tenés que descubrir la verdad sobre cómo empleás actualmente tus horas. Así que, durante al menos dos semanas, utilizá un registro de tiempo diario para medir tu jornada laboral.

Anotá todo lo que hacés. Podés usar un rastreador de tiempo gratuito como Toggl para saber cuántos minutos u horas te lleva exacto cada tarea, y luego registrarlas en nuestra planilla de tiempo diario. La encontrás dentro de nuestro ebook gratuito “Los 5 pasos de la mentalidad empresarial”.

El objetivo acá es recoger datos, así que no escondas lo que pasa de verdad. Todo lo que hacés a lo largo del día es significativo. Cada minuto es importante para entender hacia dónde se está yendo tu tiempo.

Porque te puedo asegurar que las horas ni vuelan, ni se esfuman. Siempre en alguna actividad las invertimos (así sea pasarnos un largo rato en Instagram). Puede no gustarnos lo que refleja este análisis o causarnos incomodidad. Sin embargo, si queremos un cambio a largo plazo, es fundamental hacerlo consciente.

Otro aspecto importante que quiero que tengas presente es: en esta instancia solo medimos. Continuá con tu rutina habitual así podemos ver qué está funcionando y qué está fallando. Todavía no hacemos ningún cambio.

Tu registro de tiempo debe tener cinco columnas que incluyan:

1. Hora: la hora exacta en que comenzás y terminás una actividad.
2. Duración: la cantidad de tiempo que dedicás a la tarea antes de ser interrumpido o pasar a la siguiente actividad.
3. Descripción de la actividad: describe la actividad que estás realizando en unas pocas palabras.
4. Categoría: la categoría pertinente de la actividad (administración, ventas, finanzas, etc.).
5. Tipo de trabajo: trabajo estratégico frente a trabajo táctico (es decir, trabajo sobre la empresa a largo plazo frente al tiempo que dedico a tareas del tipo “apagar incendios”).
   

Como mencioné antes, este proceso puede resultar difícil e incómodo al principio, pero enseguida te acostumbrarás a él. Incluso puede que te resulte valioso como forma de practicar la disciplina de la gestión del tiempo.

Con los datos obtenidos, analizá tu rutina diaria.

Después de dos semanas, tendrás suficientes datos en tu registro de tiempo diario para reconocer patrones. El mejor enfoque para observar estos datos es hojearlos, resumirlos y analizarlos.

¡Adelante! Hojeá tus registros para hacerte una idea de cómo son tus días. Preguntate:

• ¿Cuántas actividades aparecen cada día? Y... ¿Varían mucho de un día a otro?

• ¿Hay muchas actividades de menos de 15 minutos?

• ¿Qué actividades o categorías de trabajo son más frecuentes por la mañana, por la tarde o en determinados días de la semana?

• ¿Cuánto tiempo dedicás al trabajo estratégico frente al táctico?
  

Podés descubrir a simple vista que tu tiempo productivo es mucho menor de lo que pensabas. O quizás, estés dedicando demasiado tiempo a un trabajo que podría, y debería, hacer otra persona. Este análisis te ayudará a elegir con mayor atención cómo y dónde emplear tu tiempo.

Exprimí tus días al máximo desarrollando mejores habilidades de gestión del tiempo.

Con los patrones que ves en tu planilla, podés reconocer muy rápido los elementos que te roban tus horas. Tal vez son reuniones con colaboradores, quizás el exceso de mails, las llamadas telefónicas de los clientes, la computadora que no funciona bien, tu familia o distracciones recurrentes como las redes sociales (entramos a trabajar y, sin darnos cuenta, nos terminamos dejando llevar).

Para crear jornadas de trabajo efectivas, primero tenés que reconocer qué es lo que se interpone constantemente en tu camino y desarrollar técnicas de gestión del tiempo que se ajusten específicamente a ello. Por ejemplo, si siempre te encontrás respondiendo WhatsApp, acostumbrate a silenciar las notificaciones y respondé durante un periodo de tiempo que hayas establecido para responder consultas.

Acá te dejo otras técnicas que podés probar:

• Programar una hora al día para el trabajo estratégico.
• No sobrecargar la agenda.
• Delegar todo lo que sea posible.
• Usar los tiempos muertos de forma productiva (leyendo, escuchando podcasts).
• Decir “no” a veces.
• Usar controladores para filtrar las tareas que requieren tu atención.

Espero que este paso a paso te sirva para dejar de sentir que los días vuelan. Deseo que empieces a aprovecharlos al máximo para alcanzar tus objetivos.