Presupuesto: por qué es tan importante definirlo y cómo hacerlo

Presupuesto: por qué es tan importante definirlo y cómo hacerlo

Cuando la mayoría de los empresarios escuchan la palabra "presupuesto", se asustan. Incluso muchas veces, al no verle su verdadera importancia, queda desactualizado en alguna carpeta de la computadora para no volver a verlo nunca más. Sin embargo, es más decisivo de lo que creés. Es fundamental para ayudarte a obtener las ganancias que querés.

Te preguntarás… ¿Tan crucial es? Entendamos su importancia a través de un ejemplo cotidiano. Si lo que querés son unas vacaciones, luego de analizarlo un rato, encontrarás la manera de ahorrar dinero para comprar los pasajes, reservar el hotel y cubrir todos los gastos relativos a ese viaje.

Cuando tenés un objetivo en mente, armás un plan tomando decisiones financieras intencionadas para alcanzar ese objetivo. Eso es lo realmente importante: ser intencionado.

Para que esas decisiones sean estratégicas y evitar errores, debemos bajar los números al papel y analizarlos. Es imposible hacer todo en el aire. En tu empresa sucede lo mismo.

Empezá con el objetivo en mente.

Si querés un 15% de rentabilidad sobre los ingresos, elaborá un presupuesto que produzca ese resultado. Tu presupuesto no tiene que ser complejo, tiene que servirte a vos y a tu negocio.

Invertí en un programa de contabilidad, en caso de que aún no tengas uno (si estás en Argentina, podés investigar Contabilium, Contagram o Dux Software). Su uso te permitirá controlar tu presupuesto, mantener tus ingresos y egresos organizados y te dará la posibilidad de elaborar informes. Sabrás de dónde viene y hacia dónde va tu dinero.

¿Muy perdido? Empezá por acá.

Comenzá por analizar cuánto cuesta realizar una venta: ¿cuánto dinero gastás para producir tu producto? ¿Y los gastos de publicidad que hiciste para conseguir esa venta? Cuando desgloses el monto de dinero que estás invirtiendo para vender tu producto, estarás determinando el costo del mismo. También es clave que examines tus gastos fijos, aquellos que no cambian mes a mes.

El truco está en no mirar solo los importes de ventas y gastos, sino también observar las diferencias porcentuales. Es decir, expresar tu crecimiento entre un mes y el siguiente en porcentaje. Por ejemplo, digamos que hiciste 10 ventas en enero, el mes siguiente hiciste 12 ventas y el siguiente 15. Puede que pienses que no es una diferencia notable, pero cuando mires los porcentajes, verás que en realidad estás teniendo un crecimiento constante en tu negocio. A partir de ese número, podés examinar más en detalle tu presupuesto y elaborarlo con intención. Si tenés un aumento constante del 5% en las ventas, ¿qué podés hacer para que sea un 20%?

Con ese conocimiento en mente, mirá tus presupuestos o facturas anteriores. Hacé tu mejor estimación sobre cuáles de los siguientes temas pudieron impactar en los resultados de tu empresa:

• Cambios sutiles en el mercado que puedan afectar a las ventas.
• Nuevas campañas de marketing que hayas planeado para potenciar las ventas.
• Cambios productivos en la tecnología.
• Ajustes operativos para aumentar la productividad y los márgenes de beneficio bruto.
• Aumentos/disminuciones de los gastos fijos u otros gastos.

De este modo, estás creando una "previsión": utilizás los datos que tenés del pasado para controlar los cambios para el futuro.

Consejo: dependiendo de tu sector, podés tener en cuenta las temporadas altas y bajas de ventas para ajustar el presupuesto en consecuencia.

Recientemente, un cliente mío decidió profundizar un poco más. Lo que encontró fueron varios clientes que creía que eran "buenos", pero en realidad le estaban costando dinero. Se sorprendió de no haber visto eso antes. Un cliente es un cliente, ¿verdad? En este caso no.

Este análisis comenzó con la búsqueda de formas de aumentar los márgenes de ganancia, lo que le dio una nueva perspectiva. Ahora podrá hacer ajustes que darán lugar a márgenes más altos, y ajustar los esfuerzos de marketing para centrarse en los clientes más rentables.

Elaborar un presupuesto que funcione es tanto un arte como una ciencia. Hay que trabajar con los números, jugar con las ideas y no perder de vista hacia dónde querés llevar tu negocio. También hay que estar dispuesto a escuchar con atención la historia que nos cuentan los números y hacer las preguntas difíciles:

• ¿Qué es lo que realmente afecta mi margen de ganancia?
• ¿Cuáles son las medidas que podemos tomar para aumentar esos márgenes? ¿Cómo podemos aumentar la productividad? 
• ¿Atraigo solo a los clientes más rentables?
• ¿Me estoy conformando con quien pasa por mi puerta? 
• ¿Cómo puedo ajustar mi marketing para que mi cliente ideal venga corriendo? 
• ¿Quién es responsable de revisar los gastos fijos? ¿Esa persona dispone de un sistema para verificar de forma periódica estos gastos?

Entre otras preguntas que deberíamos hacernos si deseamos realizar un análisis profundo de nuestro negocio. Sin embargo, este listado es un muy buen comienzo. Ya tendremos tiempo de analizarlo cada vez más en detalle.

El secreto para crecer no es trabajar más duro.

Cuando hagas un plan, vas a dejar de pensar que los resultados van a llegar si trabajás más duro y "esperás" un año mejor. En su lugar, vas a usar tu presupuesto para mostrar cómo vas a generar ese resultado. Es una pieza clave de los "planes" de tu empresa. Además, vas a utilizarlo para medir tu progreso mensual y hacer un seguimiento de las tendencias. Esto te permitirá hacer los ajustes que sean necesarios.

Puede que realizar el presupuesto no sea tu actividad favorita, pero… ¿No vale la pena por fin tener el control de tu rentabilidad?

*Artículo inspirado en el blog Emyth