Creá la mejor planificación estratégica en 4 pasos

Creá la mejor planificación estratégica en 4 pasos

¿Alguna vez estuviste en una reunión donde alguien empezó a hablar de la necesidad de ser más estratégico? El plan estratégico de una empresa es fundamental para cualquier plan de crecimiento.

Los líderes empresarios más exitosos reservan días enteros para hacer una planificación estratégica.

Sin embargo, cuando no se detienen a dedicarle tiempo, el equipo de trabajo se ve así:

• Tienen tareas infinitas que nunca terminan
• Desconocen el objetivo de su trabajo
• Cuentan con un plan, pero nadie hace un seguimiento
• No tienen un presupuesto que les permita invertir en los recursos que necesitan para  cumplir sus objetivos

Para evitar estos errores es necesario que conozcas cómo funciona tu empresa. También, que seas consciente de que, parte del proceso de la planificación estratégica, implica aprender a construir un buen equipo para alcanzar la estrategia planteada.

Según Harvard Business Review, el 85% de los equipos de dirección destinan menos de una hora al mes a discutir su estrategia empresarial. El 50% no dedica nada de tiempo. Además, la investigación descubrió que, el 95% de los empleados no entienden la estrategia empresarial de una compañía.

Si querés un equipo ganador, es necesario que los directivos de tu empresa se aparten de la rutina diaria de dirección y se dediquen a repensar su trabajo desde otros ángulos. Una forma de hacerlo es elaborar una planificación estratégica, controlar sus resultados progresivos, y recién una vez que esta estrategia está funcionando de forma eficiente, volver a sus tareas habituales de dirección.

¿Qué es la planificación estratégica? 

La planificación estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer el paso a paso de una empresa para hacer más fácil la toma de decisiones futura. 

En este proceso, se analizan los recursos disponibles con los que cuenta el negocio (y los que necesita). También, se delimitan plazos o fechas límite para lograr mayor fluidez. De esta forma, se crea una hoja de ruta que permite identificar si los resultados propuestos se van cumpliendo.

Sin embargo, no basta con que se cumpla, sino que también buscamos hacerlo de la manera más eficiente y eficaz posible. Para ello es esencial que, antes de asignar tiempo y recursos, priorices las tareas a partir de una visión a corto, mediano y largo plazo.

Es importante resaltar que solo se puede avanzar cuando hay una dirección clara sobre dónde ir. Además, este norte, debe estar escrito en un manual al que todos los colaboradores tengan acceso. 

De nada sirve que la planificación solo esté en la cabeza de quien lidera. Alguien debe encargarse de bajarlo al papel.

4 pasos para desarrollar la planificación estratégica  

Para desarrollar el plan estratégico de una empresa, debemos conocer cuáles son las etapas de la planificación estratégica. Implica cuatro pasos:

1. Analizá la posición actual de tu empresa

Si tu objetivo es lograr un crecimiento empresarial, empezá por conocer cuál es la situación actual de tu empresa.

Para determinar dónde está parado tu negocio, hacé un análisis FODA. Vas a identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) actuales de tu empresa. 

Las fortalezas y las debilidades se conocen como factores internos. Las fortalezas son las áreas en las que la empresa es fuerte. Mientras que las debilidades hacen referencia a aquello que es necesario mejorar.

Por otro lado, las oportunidades y las amenazas se conocen como factores externos. Las oportunidades son tendencias a las que podemos “sacarle provecho”. Por otro lado, las amenazas son obstáculos que pueden complicar el cumplimiento de los objetivos y es necesario adelantarse a ellas para evitar que nos sorprendan.

Como decía al principio, conocer estos aspectos ayuda a entender tu posición actual. Sin embargo, también te va a ayudar a identificar áreas de crecimiento y los valores centrales. Tener esto definido permite a tu equipo estar alineado con la manera en que tu empresa quiere hacer negocios y construir su marca. Un enfoque claro evita que los líderes persigan objetivos que no coinciden con los valores del negocio.

2. Definí objetivos SMART

Después de definir en que situación está tu empresa, es momento de planificar las formas de alcanzar los objetivos empresariales.

Sin embargo, hay un pequeño paso previo a la planificación: definir esas metas. Una herramienta muy útil, y muy utilizada en el mundo de los negocios, es la técnica de los objetivos SMART. Al aplicarla, nos aseguramos de que nuestro objetivo sea:

• Específico (specific): ¿qué quiero conseguir como empresa? ¿Cómo lo voy a hacer? ¿Cuándo?
• Medible (measurable): ¿qué número o métrica me confirma que lo alcance?
• Alcanzable (attainable): ¿es realista y viable? ¿Cuento con los recursos para cumplirlo?
• Relevante (relevant): ¿es relevante para la empresa?
• Temporal (time- bound): ¿qué fecha límite le voy a asignar?

Tal vez tengas una lista larguísima y no podés hacer todo a la vez. Así que vamos a priorizar y ordenar esta lista en objetivos a corto y largo plazo.

Objetivos a largo plazo 

Pensá en dónde querés que esté tu empresa dentro de 10 años. Al identificar objetivos SMART a largo plazo, le permitís a tu negocio que aspire a un crecimiento increíble. Sin embargo, un objetivo a largo plazo sin un plan es solo un deseo. 

Para alcanzar ese crecimiento, hay que bajar las expectativas y dividirlas en pasos más simples (u objetivos intermedios más pequeños). Por ejemplo, ¿en qué situación va a estar tu objetivo de acá a 3 años? ¿Cómo se verá ese proyecto de acá a 3 años?

Podrían ser objetivos sobre el número de empleados o clientes, los márgenes de ingresos y beneficios, o la cantidad de locales que tendrás para ese momento. Hacé un seguimiento de esos objetivos medibles, ¿de qué otra forma podrás asegurarte de que estás avanzando?

Objetivos a corto plazo 

De la misma manera que en el largo plazo, si tu corto plazo son objetivos a 3 años, vas a dividirlos en plazos aún más pequeños. Estos deberían incluir de 3 a 5 prioridades principales (pero no más de 7) para tu próximo año. ¿Empezás a sentir que podés hacerlo? (Te cuento un secreto: ¡Sí, podés!).

3. Pasá a la acción 

Para ejecutar el plan estratégico de una empresa, la lógica es la misma que el punto anterior: dividir los objetivos en objetivos aún más pequeños. La idea es empezar por los de corto plazo. Vas a dividir los objetivos anuales en trimestrales, asignando a una persona responsable de su cumplimiento. 

Por ejemplo, si el objetivo que te planteaste es que tus ventas crezcan en un 100% de acá a un año, los objetivos menores van a ser, crecer un 25% cada trimestre.

Establecemos un porcentaje y tiempo para su cumplimiento, porque la medición y el análisis de los resultados es la manera en la que vas a saber que hubo un crecimiento real.

Además, si en algún momento identificás que no estás avanzando en esos objetivos o que te desviaste del camino, podrás ajustar el plan antes de que ese desvío se convierta en un problema mayor.

Otra forma de seguir ejecutando el plan de acción, es dividir esos trimestres en checklist de tareas pequeñas, que te permitan ver un avance a medida que se cumplen.

4. Realizá un seguimiento del plan 

Las situaciones cambian y, por lo tanto, también debería hacerlo tu planificación estratégica. Los equipos de liderazgo deberían reunirse anualmente para examinar y revisar el proceso de la planificación estratégica a fin de garantizar que todos estén de acuerdo.

Es importante que reveas tu plan cada 90 días e, idealmente, en las reuniones semanales con tus colaboradores.

La teoría muchas veces se aleja de la realidad. En un mundo ideal, la planificación estratégica debería guiarte todo el año. Sin embargo, en un contexto tan cambiante y, sobre todo, donde tenemos acceso a métricas que nos permiten ir haciendo ajustes, sería poco inteligente negarnos a ir adaptando el plan para cada vez acercarnos más a nuestros objetivos.

Tipos de planificación estratégica 

Ahora que ya aprendiste el proceso de la planificación estratégica, vamos a hacer planes estratégicos específicos según el área que querés potenciar.

Por lo tanto, no basta con saber qué es la planificación estratégica y dar un ejemplo general, sino que también es necesario analizar distintos ejemplos de estrategias, dependiendo del área.

Si, por ejemplo, pensamos un objetivo grande como “captar al mejor personal disponible y lograr que quieran quedarse en la empresa”, vamos a necesitar distintos tipos de planificación estratégica para cumplirlo.

Veamos cuáles son los 3 tipos de planificación estratégica más comunes: 

1. Planeación del personal 

La planificación estratégica de un puesto de trabajo comienza en la elaboración de un organigrama claro y al que todos tengan acceso. 

Al saber cuántas personas hay trabajando en cada área, podés comenzar a pensar en una estrategia respecto a proceso de selección, cantidad de proyectos que van a liderar, capacitación, etc.

En general, las empresas realizan una planeación administrativa a corto plazo. De esa forma pueden estimar los recursos humanos que necesitan, durante un año, para cumplir los objetivos que le corresponden a cada área. 

2. Planeación del capital humano

Una vez que una persona elige tu empresa como lugar para desarrollarse, es fundamental que las tengamos en cuenta  para cuidar a ese capital humano. Por ejemplo, brindarle un buen curso introductorio o que haya procesos claros y manuales de las tareas que estos colaboradores desarrollarán. Incluso, después de un tiempo, preguntarse “¿Hay motivación? ¿Rendirían mejor en otra área o departamento?”. 

Una gran herramienta a implementar en este tipo de planificación es la evaluación de desempeño, ya que va a permitirte:

• Tomar mejores decisiones en cuanto a cómo esa persona está desarrollando su tarea y si obtiene los resultados que queremos lograr. 
• Conocer las necesidades y puntos débiles tanto del empleado como de la empresa.
• Saber si alguien tiene talento para recompensarlo y así cuidarlo.
• Crear un espacio dónde el empleador y el empleado puedan expresar sus necesidades y deseos para mejorar el clima laboral.

3. Planeación de carrera

Este tipo de planeación estratégica sigue haciendo foco en el personal, pero ahora en su formación continua dentro del espacio laboral. 

Una persona con ganas de crecer profesionalmente pone mucha energía en nuestra empresa desde el primer día. Algo de lo que debemos ser conscientes es que cuanto más sabios sean nuestros colaboradores, más productivos serán, mejores resultados lograrán y cada vez se sentirán más motivados.

Por eso, la inversión más estratégica que podés hacer en tu empresa es en capacitación y formación de aquellas tareas que se encuentran desarrollando. En la actualidad, es sencillo planificar un programa de educación que fomente esto.

Parte del proceso de planificación estratégica: fracasar y seguir iterando

El plan estratégico de una empresa también puede fracasar. Una de las causas principales es la falta de responsabilidad y compromiso de que se cumpla la planificación. Aunque también fracasa por no diseñar procesos fáciles, e incluso por una falta de recursos para llevarla a cabo.

Sin embargo, con un plan adecuado, herramientas y procesos fáciles de usar, tu equipo puede atravesar las dificultades que se le presenten para cumplir con el proceso de planificación estratégica acordado. 

Otro motivo a tener en cuenta es que los planes estratégicos fracasan porque carecen de fuerza interna. Durante las reuniones de planificación habituales, los líderes elaboran todo tipo de planes y objetivos sin tener presente a sus colaboradores como parte del proceso. 

Muchas decisiones que toman los líderes terminan generando una sensación de vacío en sus colaboradores, porque nunca responden a la pregunta “¿por qué?”. 

El equipo de trabajo necesita saber cuáles son los motivos por el cual los líderes hacen lo que hacen. Es decir, ¿por qué existe ese plan?, ¿por qué hacen las cosas de una manera determinada?, ¿por qué eligieron esos objetivos para este año?

Cualquier empresa que tenga colaboradores tiene que saber que es de vital importancia ganarse los corazones y las mentes de todo su equipo para generar tracción. Esto se construye año tras año sobre los logros obtenidos.

Mi propósito es ayudarte a crear modelos de crecimiento exitosos para tu empresa. ¿Estás preparado para que la planificación estratégica de tu empresa obtenga los resultados deseados?

*Artículo inspirado en el blog EOS